業界別!エンタープライズサーチ(企業内検索システム)の導入事例&活用メリット

カテゴリ:エンタープライズサーチ

業界別!エンタープライズサーチ(企業内検索システム)の導入事例&活用メリット

エンタープライズサーチとは、企業内の様々なデジタルデータの保存場所(ファイルサーバやクラウドストレージなど)を意識することなく、横断的に一括で検索できる「企業内検索エンジン」のこと。

社内における情報収集の効率化や、社内FAQの自己解決手段としても利用され、導入する企業も増えています。

この記事では、実際にエンタープライズサーチを導入した企業事例をいくつかピックアップし、具体的な活用シーンや導入メリットをお伝えします。

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【業界別】エンタープライズサーチの導入事例

では早速下記業界のエンタープライズサーチ導入事例をご紹介いたします。なお、エンタープライズサーチの概要や機能については下記記事もございますので併せてご参照いただければ幸いです。

エンタープライズサーチとは?主な機能や導入メリット・活用事例を解説

※各企業名は、弊社導入事例掲載への協力・承認を頂いたもののみのご紹介となります。実際には本記事にてご紹介する企業様以外への導入実績は多数ございます。

製造業

近年スマート工場・FA・IoT化など、デジタル化が急速に広がる製造業。受発注の書類はもちろん、製造現場に欠かせない設計図、部品や材料の情報、機械・設備の稼働記録など、様々な書類や情報、データが日々の業務に欠かせません。

またこれら幅広い資料や情報が担当者ごとに暗黙知となっていたり、ファイルの保存場所やファイル名などが統一されていないといったケースもあるでしょう。そうしたことによって、社内で似たような資料が既に存在していたにも関わらず、別担当者が一から資料を作り直すなどの無駄な作業が発生してしまいます。

これまで社内で詳しそうな人に聞くしかなかった情報収集も、普段からインターネットなど検索慣れしている若い世代からすると、ものすごく非効率な状態にも感じる社内情報の検索。

工場や設備のIoT化・FAだけでなく、製造業で働く若い人の定着・働きやすい環境整備・技術継承などを目的にエンタープライズサーチを取り入れる企業も増えています。

▼製造業における主なエンタープライズサーチ導入事例
株式会社アイシン様
カシオ計算機株式会社様
コニカミノルタ株式会社様

情報通信業

デジタル情報そのものをメインで扱うIT業界やSIerなどですが、普段から様々なデジタル情報を扱うがゆえに資料やデータが膨大に膨れ上がり、社内情報の検索に課題を持っているケースも珍しくありません。

当然新しいITサービスを積極的に利用する文化もあるため、データを保存するストレージがファイルサーバや社内DBだけでなく、複数のクラウドストレージや多様な業務システムなど多岐に渡っていることも。

また比較的人材が流動的な業界でもあり、ストレージを整理する際に必要な資料かどうかの判断が確認できない、あるいは新入社員であってもある程度は自分で調べるなどの自己解決を期待する場面が多いのも実情です。

こうした課題に対しても、エンタープライズサーチの導入によっていくつか解決に繋がることも少なくありません。特に昨今の社会情勢から、情報通信業はリモートワーク中心の働き方となっています。そうした中で社内情報の効率的な収集が叶うかどうかで、人材の定着やパフォーマンスを左右するといっても過言ではないでしょう。

▼情報通信業におけるエンタープライズサーチ導入事例
株式会社NTTデータ様
丸紅情報システムズ株式会社様
株式会社QES様

建設業

契約関連の資料や工事資料・安全管理のための資料など、多様な種類の資料やデータを扱う建設業もまた社内や現場での情報収集・ファイルの検索に課題を持っている企業も多いでしょう。

特に現場においては、作業の隙間時間に資料を探したり、あるいはスマホやタブレットでの情報収集がより利便性が高いなどの要望も少なくありません。

このような建設業界特有の課題・状況においても、エンタープライズサーチの導入によっていくつか解決できる課題がありそうです。セキュリティへの課題をクリアした上で社内情報にシームレスにアクセスできる環境を整え、検索ツールとしてエンタープライズサーチを活用する企業も存在します。

製造業とならんで人材不足が叫ばれる建設業界においても、エンタープライズサーチによって情報収集の利便性を高めることは、働きやすい環境整備などの実現によって有効なアプローチの一つではないでしょうか。

▼建設業におけるエンタープライズサーチ導入事例
清水建設株式会社

不動産業

不動産業界もまた多くの資料や情報を扱う業界の一つです。部屋の間取りや契約書などの文書は、少しずつデジタルでやり取りすることも多くなってきましたが、貸主によっては依然として紙文書でやり取りしなければならない場面も少なくありません。

こうした紙文書の検索を有効にするためには、OCR技術が活用できるでしょう。紙文書をスキャンしデジタルデータ化する際に、エンタープライズサーチが導入された場所にそのデータを保管することで、自動的にOCR技術が働き、スキャンした文書ファイルであってもテキスト検索が可能となるのです。(※OCRに対応したエンタープライズサーチ製品に限ります。また文字認識の精度は各製品によって異なります。)

賃貸の募集や不動産売買の際、顧客とのやりとりでは比較的素早い対応が求められるでしょう。そうした場面でも物件名はもちろん、間取り、貸主・借主などの情報をもとに高速な検索をエンタープライズサーチによって実現できるのです。

運輸業

近年、輸送・保管・荷役・流通加工など様々な場面でAIやロボットが取り入れられ、デジタル化・自動化が急速に進みつつある運輸業界。またインターネット通販の急激な発展や昨今の社会情勢に伴う巣ごもり需要なども影響し、慢性的な人手不足が叫ばれています。

そうした中、輸送システムの最適化や、倉庫内の管理、配達先の状況や不在時の対応など、ドライバーや担当者が現場で即座に扱える検索システムが求められているのではないでしょうか。

設定次第では、スマホやタブレットからでも社内情報を素早く検索できるエンタープライズサーチは、こうした物流現場でも利用されています。

ブライダル業界

働くスタッフが比較的若年層でありながら、実はあまりデジタル化が進んでいないと言われるブライダル業界。新郎新婦が希望する料理の内容やドレス衣裳、演出などの情報も式場によっては紙でファイリングしているなどの運用も珍しくありません。

一生に一度のイベントだからこそ、発注する内容を間違えたり、お客様の情報を誤って取り出して個人情報の漏洩に繋がるなどのリスクも孕んでいます。

エンタープライズサーチなど、結婚式のプランニングに必要な社内情報を一括して検索できるシステムがあればウエディングプランナーの提案の幅が広がるでしょう。また人材が定着しづらい業界だからこそ、プランナーの経験が式場の評判にも直結します。こうしたITツールの積極導入によって働き方の改革に繋がり、最終的には式場のサービス向上にも貢献できるかもしれません。

化粧品関連

取り扱う商品数も多く、流行のサイクルも早い、化粧品メーカーや化粧品業界。こうした理由から社内の資料・情報が年々膨れ上がっている企業も少なくないでしょう。またお客様と直接やり取りする機会も多く、その場での対応が求められるといった場面も。

エンタープライズサーチを導入することで、商品情報をはじめとした社内資料の検索がスムーズとなり、コールセンターやヘルプセンターにおけるお客様とのやり取りで活躍しているなどの具体的事例も存在します。

▼化粧品関連のエンタープライズ導入事例
株式会社再春館製薬所様

自治体

地方公共団体や各地方の自治体などは、当然その歴史も古く、紙文書を含めた膨大な資料・文書データを扱っています。住民や利用者などからの様々な問い合わせに対し、必要な申請書や最新情報など間違いがないようにご案内する必要もあるでしょう。

Office文書はもちろん、PDFや一太郎などの文書ファイルも問題なく検索できるエンタープライズサーチによって自治体の職員が快適に利用しているなどの事例も増えてきます。実際に兵庫県庁は、検索性と拡張性に注目して、全庁の検索システムとしてエンタープライズサーチ「Neuron ES」を導入。数千人規模の職員が快適に利用しています。

このように実は多くの業種・業界で利用されているエンタープライズサーチ。利用する従業員や職員が多いほど、利用の効果は高くなるという特徴を持っていますが、問い合わせ窓口やコールセンターでの利用事例など、現場での素早い対応が求められる場面でも活用されているのです。

その他の導入事例はこちら「Neuron ES」導入事例一覧へ

エンタープライズサーチの活用メリット

エンタープライズサーチの導入メリット

さて今回はエンタープライズサーチの導入事例について詳しく解説してきました。改めて最後にエンタープライズサーチを導入するメリットをおさらいしてみたいと思います。

代表的な導入メリットは下記4つです。

業務の効率化

前述のように、エンタープライズサーチの導入によって、社員は企業内の様々なデジタルデータを横断的に一括で検索が可能となります。

そのため各ストレージで検索をかける必要が無くなったり、欲しい資料やデータのありかを他の人に聞くなどの必要性がなくなり、情報の検索における業務効率が格段にアップします。

またスマホやタブレットなど、マルチデバイスと連携すれば、場所を問わず情報にアクセスもできるため、工場など製造現場、あるいは営業先など場所を問わず業務の効率化に貢献します。

ナレッジマネジメント

ナレッジマネジメントは、社員一人ひとりが持つ知識や経験などのノウハウを、他の従業員とも共有して活用する活動のこと。

社員同士で知識や情報を共有することで、社員のスキルや知識が平準化され、社内全体でのスキルのボトムアップに繋がります。さらには新しい知識やアイデアが生まれることもこのナレッジマネジメントの重要な役割です。

エンタープライズサーチの導入によって、他の社員がよく検索するキーワードが候補としてサジェストされたり、検索結果においてファイルの最終更新者が表示されることで「これについては○○さんが詳しそうだ」などのナレッジマネジメントに繋がる気付きも得られます。

ファイルサーバ整理前の応急処置

従来から利用するファイルサーバですが、日々増加するデータの整理に頭を悩ませている情報システム担当も少なくないでしょう。

運用ルールの周知不徹底
事業の変化による階層構造が複雑化
担当者の休職や退職

などによってそれらは起きてしまいますが、多くの企業で同じように悩んでいるため、瞬時に理想的に解決する方法は現段階では存在しないのかもしれません。

情報システム担当としては、綺麗にファイルサーバを整理整頓したり、統廃合したいところですが、現実的にはなかなか難しいでしょう。

そこで対策としては二方向のどちらかになります。

1. 整理ができていない状態でも必要な情報が探せるようにする
2. 将来的に整理整頓・統廃合できるよう情報の優先順位をつける

エンタープライズサーチを導入することで、まず1. の解決に役立ちますが、実は2. の取り組みにも大きな力を発揮するのです。

というのも、エンタープライズサーチは利用者の検索履歴をログとして収集できるため、社内でよく利用されているフォルダや文書の必要性を定量的に選別する際に役立つからです。

さらに不要な情報の管理も簡単です。一定期間、開かれていないデータを管理者に通知する機能を使えば、情報の取捨選択を管理画面から行えるため、手間も最小限に抑えられます。

顧客対応・FAQ

カスタマーサポートやコールセンター部門など、複数の顧客に複数の社員が対応する部署では、対応や情報共有にムラがあると不信感へと繋がる恐れも。情報の確認に時間がかかると、顧客の時間だけでなく、担当スタッフの時間も無駄にしていることに他なりません。

こうした事態を避けるためにもエンタープライズサーチの活用がおすすめです。担当者が顧客情報や商品情報、対応マニュアルなどを瞬時に検索できるようになるからです。

さらに加えると、顧客対応に慣れていない経験の浅い担当者でも、先ほど紹介した他の利用者がよく検索するキーワードがサジェストで表示されるため、検索キーワードに迷わないといった利点もあるのです。

まとめ

さて今回は業種・業界別のエンタープライズサーチの導入事例と具体的なユースケースをご紹介しました。自社に近い事例の紹介はありましたか?

エンタープライズサーチは検索業務の効率化に寄与するだけでなく、ナレッジマネジメントを後押しするなどのメリットも存在します。

導入を検討されている方はぜひ一度お問い合わせください。弊社最新の事例をご紹介とともに自社でどのように活用できるかのご提案も合わせて行わせていただきます。

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