画像PDF検索により文書へのアクセス性を向上。OCRを活用してナレッジ蓄積と共有を推進する方法とは
カテゴリ:ユースケース
ペーパーレス化を進める方法として、プリンタのスキャナ機能を利用した紙面文書の画像化・PDF化は一般的な方法です。
しかし、必要な情報を素早く見つけ出したいというニーズに対し、単に画像化・PDF化された文書ではそれが難しい場合もあります。なぜなら、画像ファイルやスキャンしただけのPDFファイルは内容でのテキスト検索ができず、情報の活用が難しいという課題があるためです。
では、ペーパーレス化の過程で画像・PDFとして保存された文書は、どのように取り扱えば利便性を損なわずに活用できるのでしょうかこの記事では、画像・PDFのテキスト検索を可能にし、検索システムを活用することでナレッジの蓄積や共有を促進する方法を解説します。
目次
画像として保存されているPDFを扱う際の問題点
紙面文書をスキャナで読み込みペーパーレス化する際、保存されるデータ形式は画像またはPDFが一般的です。スキャナの機能にも寄りますが、PDF保存しても1ページずつの画像形式のPDFとして保存されるのが一般的です。
ここでは、画像として保存されるPDFの問題点について解説します。
テキスト検索を行えない
文書を検索する際はファイル名やファイルの中身に含まれるキーワードを検索するのが一般的です。
しかし、画像で保存されたデータはファイル名以外にテキスト情報を持っていないため、ファイルの内容から検索することができず、参照したい資料が見つからない、探すのに時間がかかるといった課題があります。
スキャンしたデータの名称がデータと無関係な情報となる
スキャナ機器の仕様にもよりますが、スキャンしたファイルの名称は連番や日時など、ファイルの内容とは無関係な情報が付与されることが多くあります。
また、スキャンする度に内容に合わせてファイル名を手入力するのも手間であるため、スキャナが付与したファイル名でそのまま保存してしまう場合もあるでしょう。
結果的にそのファイルは後から参照されにくくなり、無駄なデータとなってしまう恐れがあります。
テキスト検索を行えないことで生じる問題点
データ化した文書が検索・参照できない場合、アクセス性が悪くそのファイルの存在を知っている人でなければ、なかなかデータを活用することができません。
さらにファイル内の文章量が多い場合は、仮にファイルを見つけたとしても目的の情報の在処をさらに探さなければならず、生産性の低下を招きます。
画像PDFでもデータとして情報を保持できますが、そのままでは実際のデータ利活用に不便が生じる可能性があるでしょう。
OCRによる画像PDFの検索
「OCR(光学的文字認識)」と呼ばれる技術により、画像や画像として保存されたPDFに書かれた文字を文字情報(テキストデータ)に変換することが可能です。OCRによってテキストデータ化に成功すれば、その中身に対してもテキスト検索を行えるようになります。
OCRとは
画像に含まれる文字を検出し、テキストとして抽出できる仕組みがOCRです。近年ではAIを搭載した製品が増えており、画像品質にもよりますが高精度で画像内の文字列を認識可能となってきました。※ただし、文字の傾き具合やかすれ、手書き等で読みにくい文字などの場合、文字認識の精度はOCR製品によっても差が大きいのが現状です。
OCR処理を行った画像PDFの扱い
OCR処理が行われることで、テキストデータ化された部分については通常のPDFと同様にテキストの検索が可能となります。テキスト化に成功すれば、画像PDFの検索に対する不便さが解消され、データを有効活用に繋がります。
画像データへのテキスト処理・検索を実現している事例
弊社ブレインズテクノロジーが開発・提供する「Neuron ES」は、ファイルサーバやクラウドストレージなどに保存された資料やデータを一括で横断的に、しかもファイルの中身も含めて全文検索できる企業内検索システムです。
標準機能として「OCR」機能が搭載されており、プリンタやスキャナによって画像化した資料をファイルサーバやクラウドストレージに保存することで、自動的にテキストデータ化し、さらにそれらをスピーディに検索することが可能です。
以下に「Neuron ES」のOCR機能によって、紙文書の利活用を行っている事例をご紹介します。
テックプロジェクトサービス株式会社様:クラウドストレージ「BOX」にてOCR検索を活用
テックプロジェクトサービス株式会社では、クラウドストレージ「Box」を活用しており、その検索性向上のためにNeuron ESを導入しました。
全文検索が行えるほか、OCR機能による紙文書の検索も可能であり、検索システムを活用することで業務効率の向上に繋げています。
詳細:https://www.brains-tech.co.jp/neuron/case/#tec-tps
ヤマトプロテック株式会社様:クラウドストレージとファイルサーバの横断検索やOCR検索を実現
ヤマトプロテック株式会社では工事現場のIT化やデータ活用を推進する中で、利用しているDropboxとファイルサーバを対象としてNeuron ESを導入しました。
通常、DropboxのデータはDropboxの標準機能で検索し、ファイルサーバはエクスプローラによって検索とそれぞれ個別に検索を行いますが、Neuron ESにより横断的な検索を実現しています。
非電子文書の取り扱いについても、Neuron ESのOCR機能を活用してデータ化の推進に取り組んでいます。
詳細:https://www.brains-tech.co.jp/neuron/case/#yamatoprotec
画像・PDFの検索性向上にはOCRと検索システムを兼ね備えたツールを活用しよう
OCRにより画像データもテキスト検索を行える形式に変換することができます。しかし、ペーパーレス化した大量の文書を効率的に活用するためにはスピーディに文書へアクセスできる環境が必要です。
Neuron ESは目的の情報へ素早くアクセスすることができる文書検索システムです。標準搭載されたOCR機能により画像から文字情報を抽出してインデックスに反映します。
文書のサムネイルを生成する機能も搭載されているため、表示された検索結果の中から目的の文書を探す手間も削減することが可能です。また、文書の更新者や作成者を表示することでその文書に詳しい人物が誰なのかをすぐに把握できるなど、実務上便利に使える機能も搭載しています。
画像・PDFをストレスなく扱うために、Neuron ESをぜひご検討ください。
https://www.brains-tech.co.jp/neuron/
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