SharePoint（SPO）に全文検索機能はあるか？検索性向上のためにできること

カテゴリ：技術課題・解決法

Microsoftが提供する「Microsoft 365（Office 365）」内にある「SharePoint Online」は様々な文書ファイルに加え、予定表などを共有・管理できるサービスとして活用する企業も増えています。

しかし、SharePoint Online（通称：SPO）内で管理されたドキュメントを検索する際に、標準の検索機能を利用しますが、あるはずのドキュメントが見つからなかった経験はないでしょうか。また、ファイル名だけでなく、ファイルの中身に存在するキーワードできちんと検索できているのか（全文検索できているのか）について気になる方も多いでしょう。

今回は、SharePoint Onlineの検索機能は全文検索に対応しているのか、また検索性を向上させるためにできることについてご紹介します。

「SharePoint Online」の検索性を向上するエンタープライズサーチ

エンタープライズサーチ「Neuron ES」は、ファイルサーバや社内ポータルといったオンプレミス環境だけでなく、クラウドストレージ「SharePoint Online」を含めたファイルの全文検索を実現する企業内検索システムです。本資料は「SharePoint Online」導入企業における検索システムの活用方法や具体的な導入事例をまとめた資料です。ぜひご覧くださいませ。

SharePoint（SPO）は全文検索できるのか

結論からお伝えすると、SharePoint Onlineの標準の検索機能は、おおよそ全文検索に対応していると言って良いでしょう。（最大200万文字までの解析ですが相当な文字量だと考える）

しかしながら、一部の利用者からは、「存在するはずのドキュメントが検索で見つからない」「見つからないから全文検索には対応していないのでは？」というような声も聞かれます。

なぜそのように感じるのでしょうか。

SharePoint（SPO）の検索で存在するはずのドキュメントが検索にヒットしない理由

実は、SharePoint Online内のドキュメントには、プロパティと呼ばれる詳細な設定項目があります。

そのプロパティ内に、「language（言語）」という設定項目があり、この設定が日本語（language:ja）になっていないと、日本語で検索した際にヒットしない可能性があります。

存在するはずなのに、検索にヒットしないという場合、ドキュメントのプロパティ設定より、languageの項目がどのような設定になっているか、一度確認してみると良いでしょう。（大抵は英語：enになっているケースが多い）

複数のドキュメントの言語設定を一括で変更する方法

とはいえ、ドキュメントが大量にある場合、一つ一つの言語設定を日本語に変更するのは時間がかかります。また、最終更新日や最終更新者のプロパティが上書きされてしまいます。

そこで、「PnP PowerShell」というコマンドライブラリを使って、言語設定のみのプロパティを書き換える方法もあります。

しかし、それでも書き換えには、1ファイル1秒程度の時間がかかるため、数万ファイル以上などの膨大なドキュメントを持っている企業の場合、1日近く（あるいはそれ以上）コマンドを実行し続けなければならないということになります。

SharePoint（SPO）の検索性を向上させるエンタープライズサーチ「Neuron ES」

このような課題に対しては、エンタープライズサーチと呼ばれる、企業向けの大規模検索システムの導入が適していると言えます。（エンタープライズサーチ「Neuron ES」）

エンタープライズサーチの導入によって、SharePoint Onlineにおける日本語での全文検索の課題はすぐに解決することができます。

また、SharePoint内だけでなく、従来から利用するファイルサーバやBoxやGoogleドライブといったクラウドストレージ、あるいはそのほか社内のデータベースやクラウドサービスといった製品にある情報を横断的に全文検索することが可能となります。

実際、社内に蓄積された膨大なデジタルデータがあらゆる場所（リポジトリ）に散在するケースも少なくなく、そうした資料を活用する社員にとっては業務の大半を資料探しに利用しているといったデータも発表されており、ファイルの保存場所を意識することなく横断検索できることで、業務効率化の促進にも期待できます。

出典: Improving your ROI with Google Enterprise Search ref.google white paper

サムネイル・プレビュー表示でさらに探しやすく

SharePoint Onlineの検索結果では、検索のヒット箇所の表示機能はあるものの、ヒット箇所前後の文章があまり表示されないため、目的のドキュメントか判断しづらいケースも多いです。

また、サムネイル表示も先頭1ページのみであり、プレビュー表示機能（ドキュメントを開くことなく中身の詳細な確認ができる機能）も存在しておりません。

エンタープライズサーチ「Neuron ES」では、SharePoint Onlineのドキュメントであっても、検索結果にて前後の文章の表示、複数ページのサムネイル表示、詳細なプレビュー表示（ドキュメントを直接開かなくてもPDFをその場で生成して確認できる）ができるため、目的のドキュメントかどうか判断しやすくなります。

検索結果も高速にレスポンス／大容量にも対応

エンタープライズサーチ「Neuron ES」の特徴として、クローラーと呼ばれるデータを巡回・収集する機能が自動で動作を開始し、各ストレージ内にあるドキュメント情報を専用サーバーに蓄積します。このときドキュメント情報をそのまま保持するわけではなく、検索に最適化したインデックスに変換します。（これをクローリングやインデックス生成と呼ぶ。）

これにより、利用者は普段利用する「Google／Yahoo!」で検索するように、あらゆる場所に分散された社内データを高速に検索することが可能となります。

また「Neuron ES」は、大容量（大規模）の検索も得意としており、SharePoint Online環境を含む多くの企業での導入実績がございます。数億件のドキュメントを検索対象にしている実績もございます。

> Neuron ESの最新導入事例はこちら

SharePointのアクセス権を継承

管理者が気になるポイントとして、機密文書を一般ユーザー（一般社員等）に見られたくないケースもあるでしょう。

「Neuron ES」では、SharePoint上のサイトやリスト、ライブラリに設定されたアクセス権限をそのまま継承した検索結果を返すため、セキュリティ面も安心です。

SharePoint Onlineの検索性向上にエンタープライズサーチを活用した事例

最後に、SharePoint Onlineの検索性向上を目的とした「Neuron ES」の導入事例をご紹介します。

大和ハウス工業株式会社様

大和ハウス工業様では、SharePoint Online上に構築された社内ポータルサイトの検索性向上を目的に「Neuron Enterprise Search」を導入。

グループ全社で利用する検索システムとして、営業職・技術職・事務職など部門や職種を問わず、幅広い業務におけるシームレスな検索体験を実現している。

> 大和ハウス工業株式会社様の事例詳細はこちら

コニカミノルタ株式会社様

コニカミノルタ様では、本社移転をきっかけにトップ指示で舞台化プロジェクト（第一幕：魅せるオフィス環境の整備、第2幕：自社実践の活動）を展開。

”ホワイトカラー生産性・知的創造性向上と、共有知の実現”のため、全社の大規模文書（約60TB）を、部門横断でローコストに利用できる「Neuron ES」を採用した。

> コニカミノルタ様の事例詳細はこちら

株式会社トインクス様

トインクス様では、ファイルサーバのリプレイスをきっかけに企業内検索システム「Neuron ES」を導入。さらに、SharePoint Online（社内ポータル）も検索対象に加え、社内の様々な情報・資料を効率的に収集できる環境を実現。

職種問わず全社幅広い従業員に利用されており、導入後の従業員アンケートでも上々の評判となっている。

> トインクス様の事例詳細はこちら

まとめ

今回は、SharePoint Onlineの検索機能は全文検索に対応しているのか、また検索性を向上させるためにできることについてご紹介しました。

実際に自社で、「SharePoint／SharePoint Onlineを利用しているが、資料探しに時間がかかる、検索にヒットしない」などのお困りがございましたら、ぜひエンタープライズサーチ「Neuron ES」の導入をご検討いただけますと幸いです。

当社サイトに記載されている会社名、システム名、製品名は一般に各社の登録商標または商標です。

「SharePoint Online」の検索性を向上するエンタープライズサーチ

エンタープライズサーチ「Neuron ES」は、ファイルサーバや社内ポータルといったオンプレミス環境だけでなく、クラウドストレージ「SharePoint Online」を含めたファイルの全文検索を実現する企業内検索システムです。本資料は「SharePoint Online」導入企業における検索システムの活用方法や具体的な導入事例をまとめた資料です。ぜひご覧くださいませ。

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