SharePointの横断検索・全文検索はエンタープライズサーチで解決!

カテゴリ:機能紹介

SharePoint/SharePoint Online

Microsoftが提供するOffice製品内にある「SharePoint」は様々な文書ファイルに加え、予定表などを共有・管理できるサービスとして活用する企業も増えています。

特にクラウド版である「Microsoft 365(Office 365)」には、SharePoint Online(シェアポイントオンライン ※SPOと略す場合も多い)が標準で用意されているため、実際に利用する企業が急増しています。

しかし、従来のドキュメント管理(ファイルサーバー等)と保存場所が異なるために、このSharePointとの横断検索に悩まれている方も少なくありません。また、SharePoint標準の検索機能ではドキュメントの文字量やファイルサイズに制限が存在し、想定する検索結果に繋がらない可能性も指摘されています。

そこで今回は、SharePointのオンプレミス版・オンライン版ともに横断検索・全文検索に対応するエンタープライズサーチ「Neuron ES」についてご紹介させて頂きます。

Neuron ES
SharePoint/SPOの横断検索なら「Neuron ES」
エンタープライズサーチ「Neuron ES」は、SharePointやSharePoint Onlineと別ストレージを跨いだ横断検索が可能。さらに大容量でも高速検索。IT製品比較サイト「ITトレンド」にて、4年連続エンタープライズサーチ部門ランキング1位獲得の実績で選ばれ続けています。

Neuron ES製品公式サイトはこちら

SharePoint/SharePoint Onlineの横断検索・全文検索

本記事では主に、SharePointやSharePoint Online(SPO)における横断検索・全文検索についてご紹介しますが、そもそも企業のIT業務における「横断検索」や「全文検索」とは何かおさらいしておきましょう。

横断検索とは

横断検索とは、複数のリポジトリやデータベースを対象に一括して検索することを指します。

具体的には、オンプレミス(オンプレ)に存在するファイルサーバーや社内ポータルサイト、各種データベース、NotesDB、SharePoint、そして近年主流のクラウドを利用したBox、Amazon S3、SharePoint Onlineなど、これらを跨いで一括で高速検索できること。

横断検索のイメージ

実際、社内に蓄積された膨大なデジタルデータがあらゆる場所(リポジトリ)に散在するケースも少なくなく、そうした資料を活用する社員にとっては業務の大半を資料探しに利用しているといったデータも発表されています。

出典: Improving your ROI with Google Enterprise Search ref.google white paper

全文検索とは

全文検索とは、文書ファイル内における全文章中から、特定の文字列(キーワード)を検索することを指します。

検索技術(検索エンジン)によっては、文字量やファイルサイズなどの制限によって、文章の途中まで、あるいは制限を超えると最初から検索対象から外れてしまう可能性もあるため、目的によっては必要不可欠な機能とも言えるでしょう。

今回テーマとして取り上げた、SharePoint Onlineにおいても標準の検索機能では、全文検索の対象となるファイルサイズには制限が存在しています。(Microsoft 365公式サイト参照

SharePoint内のあらゆるドキュメントも横断検索・全文検索

さてこのように、SharePointやSharePoint Onlineを跨いだ横断検索や全文検索に対応できると、社内データや資料探しにおいて生産性や業務効率の向上に期待が持てるようになります。

冒頭でもご紹介したエンタープライズサーチ「Neuron ES」では、オンプレ(オンプレミス)のファイルサーバーはもちろん、社内ポータルサイトやデータベース、SharePointに加え、クラウドのBoxやNotes、そしてSharePoint Onlineとあらゆるリポジトリに存在する文書ファイルを横断的かつ全文検索にも対応しています。(※SharePoint Onlineへの対応は追加オプション)

検索結果も高速にレスポンス/大容量にも対応

エンタープライズサーチ「Neuron ES」の特徴として、クローラーと呼ばれるデータを巡回・収集する機能が自動で動作を開始し、各ストレージ内にあるドキュメント情報を専用サーバーに蓄積します。このときドキュメント情報をそのまま保持するわけではなく、検索に最適化したインデックスに変換します。(これをクローリングやインデックス生成と呼ぶ。)

これにより、利用者は普段利用する「Google/Yahoo!」で検索するように、あらゆる場所に分散された社内データを高速に検索することが可能となります。

エンタープライズサーチの素早い検索

また「Neuron ES」は、大容量(大規模)の検索も得意としており、これまでに多くの企業での導入実績がございます。数億件のドキュメントを検索対象にしている実績もございます。

Neuron ESの最新導入事例はこちら

SharePointのアクセス権を継承

管理者が気になるポイントとして、機密文書を一般ユーザー(一般社員等)に見られたくないケースもあるでしょう。

「Neuron ES」では、SharePoint上のサイトやリスト、ライブラリに設定されたアクセス権限をそのまま継承した検索結果を返すため、セキュリティ面も安心です。

では最後に、SharePoint/SharePoint Onlineの検索における「Neuron ES」の活用事例をご紹介します。

【活用事例】SharePoint Onlineの検索性向上にNeuron ESを採用

東急不動産ホールディングスグループの東急不動産SCマネジメント株式会社では、社内ポータルとして利用をしているSharePoint Onlineの検索性を高めるためにNeuron ESを導入。

SharePoint Online上にNeuron ESの検索窓を設置し、利用者がシームレスに検索できるような工夫も実施されています。

東急不動産SCマネジメント様の事例詳細はこちら

まとめ

さて今回は、SharePoint/SharePoint Onlineの検索性向上を目的に、エンタープライズサーチ「Neuron ES」を利用した横断検索・全文検索とその事例をご紹介しました。

実際に会社で「SharePoint/SharePoint Onlineを利用しているが、資料探しに時間がかかる…」などのお困りがございましたら、ぜひ「Neuron ES」の導入をご検討頂けますと幸いです。

当社サイトに記載されている会社名、システム名、製品名は一般に各社の登録商標または商標です。

Neuron ES
SharePoint/SPOの横断検索なら「Neuron ES」
エンタープライズサーチ「Neuron ES」は、SharePointやSharePoint Onlineと別ストレージを跨いだ横断検索が可能。さらに大容量でも高速検索。IT製品比較サイト「ITトレンド」にて、4年連続エンタープライズサーチ部門ランキング1位獲得の実績で選ばれ続けています。

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