ナレッジマネジメントに使える無料ツールはある?有償版との違いや代用ツールなど

カテゴリ:ナレッジマネジメント

ナレッジマネジメントに使える無料ツールはある?有償版との違いや代用ツールなど

社員が持つスキルや知識、ノウハウなど企業のナレッジを、日々の業務効率化や経営戦略に活かすために使用するツールがナレッジマネジメントツールです。

ナレッジマネジメントツールを検討するとき、コスト面のハードルを考え「まずは無料のツールからはじめたい」と考える企業は少なくありません。

本記事では、

などをご紹介します。

本記事を読めば、無料・有料それぞれのナレッジマネジメントツールの特徴がわかり、自社のナレッジマネジメントをどちらで行うべきか判断できることでしょう。

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無料でナレッジマネジメントツールを利用する方法

早速ですが、ナレッジマネジメントツールを無料で利用するには、大きく下記3つの方法があります。

1. 有償のナレッジマネジメントツールの無料トライアル版を利用する
2. 無料のオープンソースや既存パッケージを利用する
3. Googleスプレッドシートなどの無料クラウドサービスを利用する

それぞれのメリットとデメリットを見てみましょう。

1. 有償のナレッジマネジメントツールの無料トライアル版を利用する

有償のナレッジマネジメントツールでも、ツールによっては一定期間の無料版を利用することができます。手始めにまずはこうした無料版を試してみるのも一つです。

当然ながら、有償版に移行するためのトライアルに当たるため、期間限定でしか利用できないことや、利用中には提供会社の営業担当者などからの電話やフォローメールは避けられません。

そのため冷やかしではなく、ある程度有償のナレッジマネジメントツールを導入する意向がある場合のみ有効な手段と言えそうです。

メリット

・操作感や各機能をしっかりと確認できる
・実際に導入に踏み切る前のテストとして活用できる

デメリット

・継続して利用する場合は費用がかかる
・利用できる人数に制限がある場合がある
・営業電話やメールなどは避けられない

向いているケース

・営業担当者などからのサポートが欲しい場合
・本格導入の前のツール検討用として利用する場合

2. 無料のオープンソースや既存パッケージを利用する

二つ目の方法は無料のオープンソースや既存パッケージを利用する方法です。

無料のオープンソースあるいは既存パッケージとしては、CrowiKnowledgeなどがあります。特に社内wikiの構築は多くの企業でこうしたオープンソースを流用したものや既存パッケージを利用するケースも少なくありません。

管理・運用が自社内でできる企業にとっては非常に魅力的ですが、実はかなりのIT知識が必要となるため、対応できる人材が不在の場合は導入へのハードルが高いかもしれません。

メリット

・無料なのでコストがかからない
・カスタマイズ次第では既存システムとの連携がとれる

デメリット

・基本的にサポートは受けられない
・ソースコードのバグなど、セキュリティ面での不安が残る
・導入にはIT知識を持つ人材が必要
・運用・保守においても人的リソースが必要

向いているケース

・導入から運用に至るまで対応可能な人材がいる
・まずはナレッジ共有として社内wikiから始めたい企業

3. Googleスプレッドシートなど無料のクラウドサービスを利用する

Google社から提供されているサービスもまたナレッジマネジメントツールの代用としてある程度の活用が可能です。

特にGoogleスプレッドシート(表計算)Googleドキュメント(文書作成)は代表的なサービスで、複数人でのリアルタイム更新も可能なことからナレッジ共有の場として利用する企業も少なくありません。

ただし、あくまで表計算や文書作成ツールとなるため、チャット機能などを用いたコミュニケーションはここではできません。また作成した資料の検索精度も現段階ではそこまで高くないため、ナレッジマネジメントツールとして利用するには限定的な使い方となりそうです。

メリット

・Googleアカウントさえあれば気軽に導入できる
・複数人かつリアルタイムで更新できる

デメリット

・FAQシステムまでの機能には至らない
・チャットなどのコミュニケーションは不可
・現段階で検索精度があまり高くない

向いているケース

・取り急ぎ情報共有のための場所が必要で、機能を多く求めない場合
・従業員規模が小さい企業

さてご紹介したように、無料のナレッジマネジメントツールを実際に利用する方法はあるものの、企業におけるナレッジマネジメントの活動として利用するには機能が限定的であることが分かります。

このあたりもう少し掘り下げてみます。

無料のナレッジマネジメントツールを利用する場合の注意点

無料のナレッジマネジメントツールを利用する場合の注意点

先ほどの章でいくつかデメリットとして既に挙げていますが、改めて無料のナレッジマネジメントツールを利用する場合の注意点をお伝えします。

1. 機能が十分でない、または欲しい機能がない
2. 導入サポートが基本的に受けられない
3. 活用の状況やレポート機能などがない

1. 機能が十分でない、または欲しい機能がない

ナレッジマネジメントは社員がそれぞれ持つ知識やノウハウといった暗黙知を他者に共有することで、日々の業務や営業活動に活かそうとするものですが、無料のナレッジマネジメントツールでは機能が限定的で本来目指したいシステムのイメージとは、大きなギャップが生じる可能性が高いです。

例えば、社内wikiであれば基本機能は情報を記載するだけとなり、検索機能の使い勝手がいまひとつだったり、ファイル共有やチャット・コメント機能が備わっていないなどが挙げられるでしょう。

企業におけるナレッジマネジメントの活動を全て網羅するツールはそもそも現時点において存在しませんが、それでも無料のツールの場合はイメージよりかなり限定的な機能しか持ち合わせていません。

2. 導入サポートが基本的に受けられない

オープンソースのツールやGoogleの各種無料ツールにはサポートがありません。対応できる、あるいは使いこなせる人材が社内にいない場合、管理や保守が滞ってしまうケースが生じるどころか、導入さえ進まない恐れがあるでしょう。

有償版の無料トライアルの場合、営業電話やメール等によるサポートがありますが、導入前提でのサポートとなるため導入しないと決定する場合にはそれ相応の理由が必要となるでしょう。また場合によっては有料サポートとなる可能性もあります。

3. 活用の状況やレポート機能などがない

有償のナレッジマネジメントツールには、ログやレポート機能が備わっているものも存在します。

導入後、従業員がどのくらいツールを活用しているのか、どんなナレッジを共有しているのか、あるいはどんな語句で情報を検索しているのかなどといった情報から、ナレッジマネジメントの活動状況を定量的に測ったり、経営戦略に活かすことも可能です。

無償版の場合は、基本的にこういったログやレポート機能はほぼ無いと思った方が良いでしょう。(オープンソースのシステムを開発すれば不可能ではないが、技術ハードルが非常に高い)

こうした理由から、ナレッジマネジメントの取り組みが小規模や限定的な活動でない限り、きちんと有償のナレッジマネジメントツールを利用することをおすすめします。

有償のナレッジマネジメントツールの種類と機能

有償のナレッジマネジメントツールの種類と機能

ここまで無料のナレッジマネジメントツールについて解説してきましたが、反対に有償版ではどのようなことができるか気になる方もいるでしょう。

先ほどもお伝えしたように、ナレッジマネジメントの活動をひとつのツールで全て網羅できるような魔法のツールは現時点でこの世に存在しません。

最適解は業務内容によって、あるいは理想とするナレッジマネジメントの取り組みによっても変わるため、一筋縄に決められるものではありませんが、複数のツールを採用し、補完し合いながら自社の営業活動に沿った形でアレンジしていくものです。

それぞれの活動シーンにおいて、有償ツールでなければ自社で解決したいナレッジマネジメントの課題にアプローチできないのか、それとも無料ツールでも対応できるのか、という視点で考える必要があります。

こうした考え方を踏まえて、いくつか代表的なナレッジマネジメントツールの種類をご紹介しましょう。

エンタープライズサーチ(企業内検索システム)
文書管理システム
社内FAQシステム・ヘルプデスク
ファイル共有システム
グループウェア
eラーニング
社内SNS
営業・顧客管理
議事録・日報管理

エンタープライズサーチ(企業内検索システム)

エンタープライズサーチは、企業内に散在する膨大なデジタルデータを横断的かつ素早く検索できる「企業内検索システム」です。インターネットでYahoo!やGoogleを利用するような感覚で社内のデータを一括検索できるため導入のハードルが低いのが特徴です。

(参考記事)エンタープライズサーチとは?主な機能や導入メリット・活用事例を解説

例えば、弊社が提供する「Neuron ES」は、ファイルサーバはもちろん社内ポータルや社内データベース、さらには、SharePoint OnlineやBoxなどと言ったクラウド上のストレージサービスをまたいで一括で情報を検索することが可能です。

「あの資料どこにあったかな?」などと情報収集に費やす時間を短縮することができ、業務効率化に大きく寄与します。

また業務の効率化だけでなく、検索結果での類似書類のサジェストや文書ファイルの所有者の表示などから「こんな文書あったんだ!」「この資料の内容については◯◯さんが詳しいのか」といった新たな気づきに繋がるため、ナレッジマネジメントにおいても有効活用が可能です。

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文書管理システム

文書管理システムとは文字通りではありますが、分かりやすく説明すると、企業内の様々なデータや資料を保管・保存・活用・廃棄のサイクルで管理するためのシステムのことです。

管理といっても単にデータが保存されていれば良いのではなく、必要な時に必要な人がすぐに取り出せるなど、業務フローにそのまま活用できる状態をここでは管理と呼び、それが実現できるツールを一般的に文書管理システムと呼びます。

先ほど紹介したエンタープライズサーチとの違いは、文書ファイルや各データの検索に特化したツールがエンタープライズサーチであり、保存など管理に特化したものが文書管理システムと言えるでしょう。

なおナレッジマネジメントの観点では、文書管理システムでは厳密な管理ルール(保存場所やディレクトリ名・ファイル名など)を設ける必要があり、そうしたルールを必要としないのが検索に特化したエンタープライズサーチなので、取り組みの初期段階では後者の方が推進しやすいと言えます。

社内FAQシステム・ヘルプデスク

業務上のよくある質問と回答をまとめた、社内FAQやヘルプデスクなどのシステムもまたナレッジマネジメントツールとして挙げられます。むしろこの社内FAQやヘルプデスクシステムがナレッジマネジメントツールとして最も一般的にイメージされる形かもしれません。

無料の社内wikiとの違いとしては、高い検索精度が備わっていたり、コメント機能などによって各ナレッジに紐づいたコミュニケーションが取れる点などが挙げられます。

コールセンター機能などを所有する企業では特に導入の多い、有償のナレッジマネジメントツールだと言えるでしょう。

ファイル共有システム

主にクラウドのストレージにファイルをアップロードし、ダウンロード用のURLを送付することで複数人によるファイルの共有や送受信ができるファイル共有システムを活用する企業も少なくありません

無料で使えるものも多く、クラウドのものであれば場所や端末を選ばず作業ができるのがメリットですが、情報セキュリティの観点においては提供サービスの利用規約をしっかりと確認した上での利用を強くおすすめします。

なおこのあと紹介するグループウェアや社内SNS、営業・顧客管理ツールなどの標準機能としてファイル共有システムが装備されていることも珍しくありません。

グループウェア

スケジュール管理やファイル共有、チャット等のコミュニケーションといった機能が備わるグループウェアは、そもそも社員同士の情報共有を目的としているため、ナレッジマネジメントと好相性です。

ノウハウや事例などを共有化する仕組みや運用ルールを積極的に導入することでナレッジマネジメントのためのツールとしての応用が可能です。

ただし導入するグループウェアによっては、グループウェア内の検索精度が優れていない、グループウェアの利用コストが安くないなどのデメリットも挙げられます。

eラーニング

従業員の持つナレッジやノウハウを動画や資料として残したり、あるいは外部の専門家が作成するデジタル資料もまたeラーニング用コンテンツとして重宝します。

デジタルコンテンツであれば、視聴または閲覧する場所や時間を選ばずに、新人教育や接客マナー、自社製品に対する理解などを効率的に学ぶことができます。

また一度コンテンツとして作成することで、教える側の手間も省けるだけでなく、eラーニングを活用する側も何度も見返すことが可能です。さらに学習の進捗度を見える化する機能などがあれば、学習者のモチベーションを挙げられたり、学習記録を管理することも可能です。

社内SNS

社内ブログや社内SNSを立ち上げたり、SNS機能の付いたナレッジマネジメントツールを活用することで成功している企業もあります。

手軽に書き込んだりコメントで意見交換ができるため、情報共有が活発になるほか、興味関心を同じくする社員が集まるコミュニティの発生も期待できます。

SNSによるコミュニケーションに普段から慣れている社員が多い場合、導入は比較的スムーズですが、そうでない場合は多少導入ハードルは高いかもしれません。

営業・顧客管理

顧客情報やコミュニケーション記録を共有することで、営業活動の効率化が可能です。

特に検討期間の長い商材を扱う企業の場合、過去にどのようなやり取りを行っていたかの記録を残しておくことで、他の営業担当などからフォローを入れるなどの対応も撮りやすくなるほか、請求書などと紐づくことで売上の管理も容易になります。

多くの企業で営業活動が属人化しているケースも多く、導入には社内の説得が必要となりますが、導入に至ればナレッジ共有が促進されるだけでなく、マーケティング活動との連携も可能になるなど大きな期待が持てるようになります。

議事録・日報管理

会議の記録(議事録)や社員の日報などの情報をストックするナレッジマネジメントツールも存在します。

特に議事録や日報は、社員の知識やノウハウが言語化されていたり、気づきなども含まれるため、有益なナレッジ共有に繋がるケースもあるでしょう。

このように企業活動におけるあらゆるシーンで様々なナレッジマネジメントツールが存在します。自社の目的や必要に応じてこれらツールを組み合わせながら、社内におけるナレッジ共有を進めて行くことが重要です。

(参考)ナレッジマネジメントツール導入の効果とメリット・デメリットを詳しく解説

(まとめ)無料ツールにはない!有償のナレッジマネジメントツールを利用する最大のメリット

単に情報共有の場を従業員に提供したいだけであれば、無料のナレッジマネジメントツールでも十分活用できます。

しかし本格的にナレッジ共有に取り組みたい場合には、やはり有償のツールも選択肢に加わるでしょう。

有償ツール最大のメリットは、下記のような幅広くきめ細かいサポートです。

自社におけるナレッジマネジメントの目的やどこまで本格的に取り組みたいかを整理し、無料のツールか有償のツールか、あるいは両方を使いこなすなど上手く使い分けられると良いでしょう。

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