【事例あり】士業DXとは?必要性や取り組み方、手順を解説
カテゴリ:技術課題・解決法
国・行政機関や民間企業だけでなく、税理士・弁護士などの士業と呼ばれる業種においてもDXが推進されています。士業DXを推進するには、従来の業務がどのように変わるのか、理解したうえで取り組むことが大切です。
この記事では、士業におけるDX化の必要性や取り組み内容、DXの流れを解説します。また士業DXに取り組んでいる成功事例も紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
目次
士業DXとは
ここでは、まず士業DXの概要について解説します。
そもそもDXとは
そもそもビジネスにおけるDX(デジタルトランスフォーメーション)とは、「デジタル技術を活用してビジネスモデルを変革し、競争優位性を確立すること」です。
システム・ツールを導入するIT化やデジタル化とは異なり、デジタル技術を活用して新たなビジネスモデルの創出や企業文化を変革するなどの活動が求められます。そうすることで顧客への新しい価値の提供につながり、競争優位性の確保が期待できます。
士業DXの必要性
士業DXは、主に以下の3つの理由から重視されています。
人材不足への対応
少子高齢化の影響を受けて、人材不足が深刻化しています。また長時間労働が常態化することも多く、離職率の高い事務所も存在します。
優秀なスタッフを雇用するには、クラウドツールやビジネスチャットツールなどを導入し、体制を変革するDX化による魅力的な職場づくりを実施することが重要です。
新規顧客の獲得
多くの事務所がホームページやSNS、オンラインサービスなどを提供するようになったことで、競合他社との競争が厳しくなっています。
新規顧客を獲得し、売上を向上させるにはDX化による差別化を実施し、自社ならではの価値を高めることが求められています。
業務効率化
電子帳簿保存法やインボイス制度への対応など、新たに対応すべき業務も増えたことで、DX化による業務効率化が求められています。
業務を効率化することで、本来の業務に注力できるようになり生産性の向上や従業員の負担軽減、モチベーション向上も期待できます。
士業業界のDX化により何が変わる?
ここでは士業業界におけるDX化により、大きく変わる主な業務プロセスについて解説します。
顧客対応
従来 |
・士業の多くは、相談や手続きのための電話対応に多くの時間を割くことが必要 ・通話内容をメモに残すもしくは録音後に書き起こして証拠にする必要もあり、手間や時間がかかる |
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DX化後 |
・電話代行サービスや電話業務ツールを利用することで、通話の自動録音や文字起こしなどの効率化が可能 ・SNSやビジネスチャットを利用することで、顧客からの気軽な問い合わせや相談を受けることも可能 |
資料の作成・管理
従来 |
・紙の資料や書類を取り扱う必要があり、作成や保存、管理に時間や手間がかかる ・大量の書類をファイルで保管するため、ほしい情報を入手するだけでも多くの時間が必要 |
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DX化後 |
・オンラインストレージや文書管理システムなどを利用することで、システム上で資料の作成・管理が可能 ・エンタープライズサーチを利用することで、クラウド上や社内サーバなどの保管場所関わらず一括で横断的な全文検索(ファイル名だけでなくファイルの内容をも対象とした検索)が実現する |
タスク管理
従来 | 過去・現在の案件の管理や従業員のタスク管理は、個々が把握するしかなく、情報の伝達や共有に時間がかかる |
---|---|
DX化後 |
・タスク管理システムや案件管理システム、顧客管理システムなどを利用することで、システム上で情報を一元管理することが可能 ・システムにアクセスすることで、情報共有も簡単に実施できる |
士業業界のDX化の流れ
士業業界でDXを実施したいものの方法がわからないという場合もあるでしょう。ここでは、士業業界のDX化の流れを解説します。
1.DX推進体制を確立する
まずはDXを推進するための人材を確保しましょう。DX推進のためのプロジェクトチームを発足するか自社のIT部門のメンバーを中心に業務の延長として実施するかの2択を取ることが一般的です。あるいはITコンサルタントを導入するという選択肢もあります。
2.目標達成に適したツール・システムの導入
DX推進体制が整ったら、自社の現状や顧客のニーズ、活用できる組織のリソースなどを分析したうえで、DX推進の方向性を定める方針や具体的な目標を決定します。
目標が定まったら、目標達成に適したITツール・システムを導入します。複数社と打ち合わせを行い、機能性・価格・サポート体制などの多角的な観点から信頼できる製品を選定しましょう。
3.スモールスタートからDX化を実施する
ツール・システムを導入したら、具体的な施策を練ってDX化を実施します。その際、組織全体で一気に取り組むのではなく、部門や部署ごとなどのスモールスタートで始めることがおすすめです。
実施した内容をPDCAサイクルで改善しつつ、徐々に実施範囲を広げていくことで従業員への負担を軽減し、よりスムーズなDX化につながります。
4.PDCAサイクルで運用する
DXを推進するうえで重要なのが、従業員に新しいビジネスモデルを定着させることです。そのためには一度DX化を実施して完了ではなく、PDCAサイクルで改善し続けることが求められます。
【目的別】士業DXにエンタープライズサーチを活用した場合のユースケース
エンタープライズサーチ(全文検索システム)とは、「事務所内に点在するデータを一括で横断的に検索できるシステム」です。さらに全文検索が可能なため、ファイル名だけでなくファイルの内容をも対象に検索することが可能です。特に資料が膨大にある士業の業務効率化に非常に適しており、法律事務所など多くの企業・事務所で導入されています。
そこで、ここでは士業DXにエンタープライズサーチを活用した目的別ユースケースを紹介します。
目的1:業務効率化
士業において、時間がかかる業務の一つに「情報収集」が挙げられます。担当している組織や個人の情報をまとめた資料や過去の案件資料、打ち合わせ時の資料などを確認することがよくあります。
その際に「どこに見たい情報を保存したかわからない」「データにアクセスするまでに時間がかかる」といった経験をしたことがある方は多いのではないでしょうか。
エンタープライズサーチを導入すると、オンプレのファイルサーバやポータルサイト、DB、NotesDB、クラウドストレージのBoxやSharePoint Online、Dropbox、Google Driveなどに保管された資料を一括検索可能です。
そのため、資料がどこに保存されているかを考える必要がなくなり、欲しい情報に素早くアクセスできます。情報収集にかかる時間や手間を大幅に削減し、業務効率化やナレッジの発見に大きく貢献します。
目的2:人材育成
専門的な知識を求められる士業において、知識や経験、技能を高めることが欠かせません。しかし、人手不足や業務過多により、ベテラン社員による指導が行き届かなくなることもあるでしょう。
その際、エンタープライズサーチを活用すると人材育成にも役立ちます。以下のような例において、若手社員の自主的な学習を促進します。
疑問を解消したいとき
曖昧な情報で検索した場合でも、メインのキーワードを入力すればシステムが自動で不足した語句を補完し、必要な情報を提供します。
どの社員に確認したら良いかわからないとき
検索した情報について先輩社員に確認したい場合、検索結果を確認すれば最終更新者が表示されるため、どの社員に尋ねれば良いか一目で確認できます。
知見を深めたいとき
検索対象を広げることで、検索する機会のなかった資料やデータの発見につながる可能性があります。
仕業DXを推進する際は課題に基づいた施策を実施しよう
この記事では、士業におけるDX化の必要性や取り組み内容、DXの流れを解説しました。
コロナ禍以降、士業においてもDX推進の流れが本格化しています。顧客とのコミュニケーションを円滑にし、スピーディーに対応するためにはDX推進が大切です。そのためには、事務所の課題解決にあったツール・システムを導入しましょう。
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