Boxの横断検索・全文検索はエンタープライズサーチで解決!

カテゴリ:技術課題・解決法

Boxの横断検索・全文検索はエンタープライズサーチで解決!

Boxは世界で100,000社の企業や組織、そして日本では7,300社以上(2020年7月時点)が採用する大手クラウドストレージサービス。セキュリティの高さや高い拡張性には定評があり、メインで利用するオンラインストレージサービスとして利用する企業も増えています。

しかし従来のドキュメント管理(ファイルサーバなど)とBoxとでデータの保存場所が異なるがために、資料や情報を探す際に各ストレージそれぞれで検索をかける必要があり、それが検索時の作業効率を下げている要因となっているのです。

そこで今回は、Box内に保存した文書ファイルや各種データを、他のストレージサービスと跨いだ横断検索・全文検索に対応する、エンタープライズサーチ「Neuron ES」についてご紹介させて頂きます。

Neuron ES
Boxの横断検索・全文検索なら「Neuron ES」
エンタープライズサーチ「Neuron ES」は、Boxとファイルサーバなどの別ストレージを跨いだ横断検索・全文検索が可能。さらに大規模・大容量でも高速検索。IT製品比較サイト「ITトレンド」にて、4年連続エンタープライズサーチ部門ランキング1位獲得の実績で選ばれ続けています。

Neuron ES 公式サイトはこちら

Boxの横断検索・全文検索

本記事では主に、Boxにおける横断検索・全文検索についてご紹介しますが、改めて「横断検索」や「全文検索」とは何かおさらいしておきましょう。

横断検索とは

横断検索のイメージ(Box)

横断検索とは、オンプレ・クラウド問わず複数のデータストレージを対象に目的のデータや文書ファイルを横断的に検索することを意味します。

具体的には、従来よりオンプレ環境で利用されてきたファイルサーバや社内ポータルサイト、NotesDBなどの各種DB、SharePoint、そして今回ご紹介するクラウドを利用したBoxやSharePoint Online、Amazon S3など、これらを跨いで一括で検索できること。

実際に社内に蓄積された膨大なデジタルデータがあらゆる保管場所(ストレージ)に散在するケースは少なくなく、利用する従業員にとっても業務の大半を資料探しに費やしているといったデータも存在します。

情報収集業務に費やす時間アンケート結果

全文検索とは

全文検索とは、文書ファイル内の全文章中から、特定の文字列(キーワード)を検索することを指します。

検索技術(検索エンジン)によっては、文書の文字量やファイルサイズなどの制限によって、文章の途中まで、あるいは制限を超えると最初から検索対象から外れてしまう可能性もあるため、業務の目的によっては必要不可欠な機能とも言えるでしょう。

Box内のあらゆるドキュメントも横断検索・全文検索

Boxを含む複数のストレージサービスを跨いだ横断検索や全文検索に対応できると、あらゆるデータや資料探しが非常に効率的になり、業務の生産性向上に期待が持てるようになります。これを手軽に実現するのがエンタープライズサーチです。

(参考記事)エンタープライズサーチとは?主な機能や導入メリット・活用事例を解説

冒頭でもご紹介したエンタープライズサーチ「Neuron ES」では、オンプレのファイルサーバーはもちろん、社内ポータルサイトやDBに加え、今回紹介するBoxを含むクラウドのストレージサービス(SharePointやSharePoint Online)にも対応し、それらに存在する文書ファイルを一括で検索でき、なおかつ全文検索にも対応しています。(※Box検索への対応は追加オプションとなります。詳しくはこちらよりお問い合わせください。)

Neuron ESは検索結果も高速レスポンス!大容量のデータにも対応

エンタープライズサーチ「Neuron ES」の特徴として、クローラーと呼ばれるデータを巡回・収集する機能が自動で動作を開始し、ファイルサーバやBoxなどを含む各ストレージに保存されたドキュメント情報を専用サーバーに蓄積します。

この時にドキュメント情報を移動したり複製したりするわけではなく、検索に最適化したインデックスに変換します。(これをクローリングやインデックス生成と呼ぶ。)

こうした技術により、利用者は日常で普段利用する「Google/Yahoo!」などで検索するように、社内データも保存場所を意識することなく、高速に目的のデータや資料を検索することが可能となります。

また「Neuron ES」はBoxとの連携だけでなく、大容量(大規模)の検索も得意としており、これまで多数の導入実績がございます。(※数億件のドキュメントを検索対象とした実績有り)

エンタープライズサーチ「Neuron ES」の最新導入事例はこちら

Boxのアクセス権を継承

管理者が気になるポイントとして、人事的な情報や顧客の個人情報などの機密文書を、全一般ユーザー(全ての一般社員など)に見られたくないケースもあるでしょう。

「Neuron ES」では、Box上の各ファイルに設定されたアクセス権限をそのまま継承した検索結果を返すため、セキュリティ面も安心です。(※一部条件あり。詳しくはお問い合わせください。)

まとめ

さて今回は、オンラインストレージサービスとして有名なBoxと従来から利用するファイルサーバ等との検索性向上を目的に、エンタープライズサーチ「Neuron ES」を利用した横断検索・全文検索についてご紹介しました。

実際に社内で「Box」を利用しているが、「目的の資料探しに時間がかかる…」などのお困りがございましたら、ぜひ「Neuron ES」の導入をご検討頂けますと幸いです。

Neuron ES
Boxの横断検索・全文検索なら「Neuron ES」
エンタープライズサーチ「Neuron ES」は、Boxとファイルサーバなどの別ストレージを跨いだ横断検索・全文検索が可能。さらに大規模・大容量でも高速検索。IT製品比較サイト「ITトレンド」にて、4年連続エンタープライズサーチ部門ランキング1位獲得の実績で選ばれ続けています。

Neuron ES 公式サイトはこちら

エンタープライズサーチ「Neuron ES」製品紹介資料 エンタープライズサーチ「Neuron ES」製品紹介資料

技術課題・解決法の記事一覧へ戻る

\ 企業におけるデータ活用の最新情報をお届け /

 

ホワイトペーパー参考弊社ブレインズテクノロジーでは、企業におけるデータ活用の最新情報として下記のようなお役立ち情報を毎月定期的に発信しております。

・企業における情報管理・情報共有の実態調査
・従業員の働き方やデータ活用に関するテーマ
・ナレッジマネジメントに関する課題や解決法  など

メールアドレスの登録のみで無料にて情報をお届けいたします。配信の解除もいつでも可能です。ぜひご登録ください!

※弊社個人情報の取り扱いに同意頂いた上でご登録ください。

PAGETOP
Translate »