業務効率化とは？実現するアイデアやツール、成功事例を紹介

カテゴリ：技術課題・解決法

働き方改革の施策のひとつとして企業が実施すべき業務効率化。やるべきだとはわかっていても、

• 具体的なアイデアが浮かばない
• 業務効率化できた後のイメージが浮かばない
• ツール導入の必要有無さえわからない

という悩みを抱えている企業も多いでしょう。

そこで本記事では、業務効率化に必要なポイントやアイデア・ツール、成功事例を紹介します。

業務効率化とは？メリットも紹介

業務効率化とは、仕事の効率を妨げる原因となる「ムリ・ムダ・ムラ」を解消するための取り組みを指します。また、業務効率化を行うことによって以下のようなメリットが得られます。

各種業務時間が削減される

業務上なんとなくそのままになっていた「ムリ・ムダ・ムラ」を見直すことで、業務にかかる時間を削減することができます。

仕事の質が向上する

業務効率化によって一つ一つの業務にかけられる時間が増えるため、仕事の質向上が見込めます。

従業員のモチベーションが向上する

効率化により残業時間が減るため、従業員のライフワークバランスが安定し、仕事へのモチベーションアップも期待できます。

このように、業務効率化を社内で図ることにより、さまざまな側面でポジティブな効果を期待できるのはメリットといえるでしょう。

業務効率化を成功させる進め方とは？

業務効率化を実現するにあたり、何から始めればよいかわからないという場合もあるでしょう。業務効率化は以下の手順で進めることで成功しやすくなります。

• 現状の業務フローを可視化する
• 業務フローの問題点を明確にする
• 社内でのコンセンサスを得る
• 業務改善のスケジュールを立てる
• 施策を実施する
• 効果を検証する

本項では、上記についてそれぞれ詳しく解説します。

現状の業務フローを可視化する

まずは現状運用している業務フローの洗い出しが必要です。当たり前に行ってきた業務をテキストに起こしてみるなど、可視化することによって、「ムリ・ムダ・ムラ」を明らかにすることができます。

業務フローの問題点を明確にする

可視化した業務フローを通じて「ムリ・ムダ・ムラ」が明確になったところで、業務を非効率化させている原因を分析していきましょう。たとえば、クライアントへの請求書を紙で制作し、そのあとメールと郵送両方で送付している場合には、郵送作業が「ムダ」であると判断できます。

社内でのコンセンサスを得る

業務効率の改善施策を実行する前に、社内でのコンセンサスを得ることも重要といえます。たとえば全社的に業務改善施策を推進していく場合、了解を得ずに施策を実行に移せば現場に混乱を招く可能性があります。
そのため、まずは現状の課題の周知とその具体的な解決策について周知を行い、了承を得たうえで施策の実行に移っていくのがポイントです。

業務改善のスケジュールを立てる

業務上の問題点が明らかになったところで、業務改善のスケジュール策定をおこなっていきましょう。いきなり大規模な業務改善を実施すると、従業員たちの混乱を招く可能性があります。そのため、現状の仕事を阻害しないよう、無理のないスケジュールで業務改善を施していくことが重要です。

施策を実施する

業務効率化のスケジュール策定をした後は、実際に施策の実行に移りましょう。ツールを導入する、新しいマニュアルを導入するなど、自社の抱える問題点に合った施策を実行し、社内の業務効率改善を目指します。

効果を検証する

業務効率化は施策を実行に移せば終わりではありません。実行した施策がポジティブな効果をもたらしているか、効果検証をする必要があります。なお、効果検証を行う際は定量分析と定性分析を交えることが重要です。なぜなら作業時間削減などの数値としての効果と、従業員満足度などの感覚的な効果を両方確認することで、より確実に施策の効果を測定できるためです。また、効果検証の結果をもとにPDCAサイクルを回していくことで、より効果的な業務効率の改善が期待できます。

業務効率化を実現させるアイデア3選

業務効率化を実現させるには具体的なアイデアが必要ですが、何より重要なのは自社の課題にマッチするアイデアを選定することです。そこでこの章では、業務効率化を実現しやすくなるアイデアを詳しく解説します。

不要な業務は削った上で業務フローをマニュアル化する

現在の業務の中で不要な業務は削る必要があります。たとえば、

• 顧客情報を複数のシステムに入力している（二重登録）
• 申請・承認業務において上長の確認を得るのに時間がかかっている

このような業務は既存業務を削るか、業務フローをマニュアル化することで業務効率化が見込めます。

システムを導入し自動化する

可能な範囲で業務の自動化を図ることも重要なポイントです。同じデータ入力作業を繰り返している場合、システム導入によってそれらを自動化すれば、作業時間の短縮につながります。また、自動化によって人的負担が軽減される分、人材をコア業務に集中させられる点もメリットです。

業務効率化に必要なツールとは？

業務効率化を実現するツールは多岐に渡りますが、ここでは業務効率化の代表的なツールを紹介します。
それぞれのツールの特徴を知り、自社の業務効率化に効果があるか否か、確認しておきましょう。

チャットツール

チャットツール導入前：一回のメールのやり取りに10分かかる
チャットツール導入後：一回のチャットのやり取りが5分以下で済む

チャットツールは、社内のコミュニケーションを円滑化する際に便利な業務効率化ツールです。メールベースのコミュニケーションは時間がかかる分、効率性には疑問符がつきます。

その点、チャットツールであればアプリやブラウザからすぐにコミュニケーションが取れるため、リアルタイムに業務に関する会話を進めることが可能です。

また、チャットの場合は件名、挨拶文、署名の入力が不要です。そのため、テンポよくメッセージのやり取りが可能となり、メール一回のやり取りにかかる時間よりも短い時間でコミュニケーションが取れます。

ワークフローシステム

導入前：紙による稟議書の承認に少なくとも5日はかかる
導入後：ワークフローシステムによる電子化によって最短で1日で承認を得られる

ワークフローシステムとは各種申請や稟議など、社内における手続きをシステム上で電子化できるツールの総称です。システム上で各種ワークフローを完結することができるため業務の効率化が期待できるほか、ペーパーレス化促進などの効果も期待できます。

たとえば紙で稟議書の承認を行っていた場合、回覧が遅ければ承認に最低でも数日はかかるでしょう。しかしワークフローシステムを導入し、稟議書の承認フローを電子化すれば、短い期間で承認を得ることができます。

SFA

導入前：営業活動が属人化しており情報共有に時間がかかる
導入後：営業情報を見える化することでこれまで必要であった情報共有が不要

SFA（Sales Force Automation）とは、営業支援システムです。SFAを導入することにより、営業において欠かせない案件や顧客情報、予実の管理から、営業マンの行動管理など幅広い業務をシステム上から把握することが可能です。

例えば、案件管理や顧客情報管理が一人の営業マンに属人化していた場合、引継ぎや顧客対応には必ず情報を把握している営業マンとのコミュニケーションが必要です。しかし、SFAを導入すれば、社内の営業状況を「見える化」できます。その都度営業マン個人に確認していた案件や顧客の情報を、システム上から閲覧できるようになり、業務効率が大幅に向上します。

CRM

導入前：名刺の確認や社内メンバーへのヒアリングなど顧客情報を収集する時間がかかる
導入後：顧客情報一元化によって顧客情報を瞬時に確認できる

CRM（Customer Relationship Management）とは、顧客管理ツールです。顧客と自社の関係や過去のコミュニケーションを確認できるため、自社とクライアントの関係を一元管理できます。そのため、CRMを導入すればこれまで名刺情報や社内メンバーに確認が必要であった顧客情報の確認時間を大幅に短縮することが可能です。

RPA

導入前：請求書を一から作成している
導入後：自動化により請求書作成時間がまるごと削減される

RPA（Robotic Process Automation）とは、ロボットを使って社内の一部業務を自動化するツールです。RPAは単純なデータの反復入力など、主にバックオフィス領域の業務効率化に用いられます。

具体的には請求書作成にRPAを導入することで、大幅な業務効率化が可能になります。また、書類作成に当たっていた人員をその他のコア業務に割り当てることができるため、生産性の向上も期待できるでしょう。

MA

導入前：見込み顧客へのメール送付やデータ管理に時間がかかっていた
導入後：MAで自動化することでメール送付、データ管理時間が大幅に削減される

MA（Marketing Automation）は、マーケティングに関連する業務を自動化するツールです。機能としては見込み客をはじめとした顧客データの管理やメールマガジンなどの送信、確度の高いリード情報を営業に共有するといったものが挙げられます。

MAを通じてマーケティング業務を一部自動化することにより、担当者は戦略の立案・設計といったコア業務に時間を割くことができます。

例えばMAを使用すればデータ管理やメール送信といった業務を自動化できます。これにより、コア業務である戦略設計などに時間を費やせるようになることで、業務効率化はもちろんマーケティング戦略の質向上も期待できます。

エンタープライズサーチ

導入前：必要なドキュメントを手作業で探している
導入後：検索により瞬時に必要なドキュメントを探し当てられる

エンタープライズサーチとは、企業内の各種データを横断的に検索できるシステムです。企業内の情報は、クラウドストレージやファイルサーバーなど、さまざまな場所に保管されています。データの保管場所を調べて探すのは時間がかかるため、効率的な業務を妨げる要因の一つといえるでしょう。

エンタープライズサーチを導入した場合、ブラウザから情報を検索することができます。たとえば、「数年前のA社への提案書に素早くアクセスしたい」という場合、エンタープライズサーチを活用すればクラウドやサーバーを探し回ることなく、キーワード検索などでダイレクトに情報へアクセス可能です。

あらゆる情報がデータ化されつつあるなか、情報へのアクセシビリティは業務効率化において重要な要素となっています。エンタープライズサーチは、情報検索を高速化し、業務効率化を手助けする強力なツールといえるでしょう。

業務効率化の成功事例

業務効率化を実現するにあたり、具体的なイメージが湧かない場合もあるでしょう。そこでここでは業務効率化に成功した事例を紹介します。

情報収集のムダ時間を1ヶ月10時間削減した事例

1つ目は、株式会社デンソー様のエンタープライズサーチ導入による業務効率化事例です。同社では従業員に対して「オフィスでの困りごと」に関するアンケートを実施した結果、「社内データの検索」に関して困っているという意見が多く挙がりました。

早速同社は上記の課題を解決できるエンタープライズサーチの導入を検討。数あるツールのなかから弊社が提供するNeuron ESの導入を開始すると、1人あたり10時間以上の「ムダ時間」を削減することに成功しました。

株式会社デンソーの事例詳細の事例について詳しく知りたい方はこちらをご参照ください。
↓
https://www.brains-tech.co.jp/case/case26-denso-injection/

業務効率化だけでなく品質向上にも貢献した事例

2つ目に紹介するのは、西武建設株式会社様のエンタープライズサーチ導入事例です。同社では技術提案書や積算業務に関わるデータをファイルサーバーで保管していました。しかしながら、資料を探す際はエクスプローラーから検索するしかなく、時間がかかる、資料が見つからないといった課題を抱えていました。

上記課題を解決すべく、同社はNeuron ESの導入を決断。これにより過去の技術提案書、積算資料など各種データをスピーディーに発見できるようになり、業務効率化に成功しました。また同社は、業務効率化のみに留まらず、エンタープライズサーチの導入によって品質の向上も効果を実感しています。

西武建設株式会社の事例について詳しく知りたい方はこちらをご参照ください。
↓
https://www.brains-tech.co.jp/case/case31-seibu-const/

業務効率化はより確実に効果が出やすい施策から始めよう

業務効率化に取り組む際は、自社の課題を把握しつつ、

• 取り掛かりやすい
• 即効性がある

上記の両方を兼ね備えた施策から始めることで、大きな成果が期待できます。

上記の条件を満たす業務効率化の施策のひとつが、エンタープライズサーチの活用です。

中でもNeuron ESは、

• 社内に散らばった資料を横断的に一括検索できる
• 大規模・大容量でも高速な検索結果を実現できる

といった特徴があり、400ライセンス以上の導入実績があります。

Neuron ESのサービス内容に興味がある場合は、ぜひ詳細を確認してください。

> Neuron ES 製品紹介資料

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