製造業における文書管理の課題解決法とは？生産性を高める仕組みを解説

カテゴリ：技術課題・解決法

製造業は、一般的な企業で取り扱うようなWord、Excel、PowerPointといったOffiice文書やPDF文書の他にも設計図面や技術文書、報告資料に社内規定など、非常に多くの文書を活用、管理する業種のひとつです。

日々増加する文書について、過去のドキュメントが見つからない、フォルダ構成やファイル命名規則が統一されないなど、文書管理に課題を抱える製造業の企業は多いのではないでしょうか。

近年ではクラウドストレージの活用やリモートワークも一般的となり、データの保存場所が散らばってしまうなど、いわゆるデータのサイロ化が問題となっています。

このような環境の中、製造業ではどのように文書を管理し、活用すれば良いのでしょうか。この記事では、製造業に関連する文書管理の課題や一般的な解決策、一歩進んだ文書管理について解説します。

製造業における文書管理の課題

多くの業種で課題となりやすい文書管理ですが、特に製造業では、

• 古くからの資料が膨大にある
• 似たような資料が複数存在している
• 資料内容に表記揺れが生じている（バネ／スプリング、交換／リプレイス等）

といった課題が多く見られます。また、こうした文書管理の品質が業務に影響しやすいとも言われています。

契約書や見積書、請求書、内部規定などの一般的な文書に加えて、以下のような文書も並行して扱うため、必要な文書へ手早くアクセスしなければ著しく業務効率を低下させてしまうためです。

また、設計・調達・製造・納品などの各工程において、膨大な文書が作成されるだけでなく、過去の文書やナレッジを参照する機会が多いのも製造業の特徴と言えるでしょう。

[製造業が扱う文書の一例]

• 設計・開発関連文書
  →図面、仕様書、プロトタイプの報告書など
• 生産関連
  →生産計画書、作業指示書、工程管理表など
• 調達・納品関連
  →資材発注書、在庫管理表、出荷指示書など
• 品質管理関連
  →品質管理マニュアル、検査・不良品報告書など
• 保全・点検関連
  →点検報告書、過去トラなど

このような背景により、製造業において文書管理は積極的に対応したい取り組みのひとつと言えます。
では具体的に製造業において、文書管理の品質を向上させるためには、どのようなことに取り組めば良いのでしょうか。

製造業における文書管理の品質向上に必要なこととは

文書ファイルの命名規則やフォルダ構造のルール化、またクラウドストレージなどの活用はすでに取り組んでいる企業も多いと思うので、さらに一歩進んだ取り組みについてご紹介します。

文書管理ツールの導入

製造業においては一般的なファイルサーバやクラウドストレージの他に、文書管理ツールや図面管理ツールを利用する企業も多くあります。これにより、ツール独自の検索機能や文書の整理・管理機能を活用できるため、特定の業務における文書管理を効率化することが可能です。

文書管理ツールのデメリット

ただし、文書管理ツール自体にファイルをアップロードする手間や、ツールを使いこなすまでの学習コスト、文書管理ツール外のデータ連携といった問題もあり、単に導入しただけでは期待した効果を得られない場合もあるでしょう。

検索システムの導入

オンプレミスのファイルサーバやクラウドストレージなど、複数のデータストレージを文書の保存場所となっている場合、ユーザは自身がアクセスしたい文書がどこに保存されているのかを意識しなければなりません。
このため、文書を検索しても見つからない場合、別の保存場所を検索し、それでも見つからなければ検索語を変えて再検索するなど、時間を無駄に浪費してしまうこともあるでしょう。

異なる保存場所にあるデータを効率的に探すには、横断的にデータ検索できるシステムの導入が必要です。

Neuron ESによる一歩進んだ文書管理とは

Neuron ESは、ファイルサーバやクラウドストレージに保存された資料から、探したい情報を素早く簡単に検索できる企業内検索システムです。

主な特長は以下になります。

• 複数のストレージを高速に横断検索
• ファイルサイズ上限のない全文検索
• インターネット検索のような直感的な使用感

それぞれ詳しく説明します。

複数のストレージを高速に横断検索できる

オンプレミスのファイルサーバや社内ポータル、データベースはもちろん、クラウドストレージのBox、SharePoint Online、Dropbox、Gooleドライブなどを、Neuron ESを通じて横断検索することができます。そのため、ユーザは資料の保存場所を意識することなく、Neuron ESのインターフェースから文書を検索するだけで、目的の文書へスピーディにアクセスすることが可能です。

また、Neuron ESから各ストレージへ、検索に必要なデータを自動収集するため、本サービスのために資料のアップロードや、資料のアクセス権の再設定といった作業が不要な点も大きなメリットです。（アクセス権は各ストレージで設定されている権限をそのまま引き継ぐ仕様をとっています）

ファイルサイズ上限のない全文検索

クラウドストレージ標準の検索機能によっては、検索速度やファイルサイズの上限などの制約があることも珍しくありません。（Boxのファイル検索における主な機能と全文検索における1万バイトの仕様）

Neuron ESでは各文書のインデックスを事前に作成することで検索効率を高めており、文書量やファイルサイズに制限なく全文検索を高速で行えるほか、スキャン文書の文字情報をテキスト化するOCR機能、バージョン管理されている文書の最新版表示機能など、日常の業務を効率化する機能が搭載されています。

インターネット検索のような直感的な使用感

Neuron ESのインターフェースは一般的なインターネット検索に似ており、導入後すぐに各従業員が使いこなすことができるため、ツール導入の際の学習コストを抑えることが可能です。

適切な文書管理を実現することで製造業の生産性向上を実現しよう

製造業において膨大な資料やデータの文書管理を適切に行うことは、業務や品質に関わる重要な取り組みです。しかしながら、文書名などのルールを厳格化したり、複雑なデータ管理を強いることは、むしろ多くの時間が取られてしまい、労働力不足などの問題を抱える企業にとっては逆効果と言えます。

そこで、今回ご紹介したような検索システムを導入することで、文書の保存場所を意識することなく、しかも高速にファイルの中身まで検索できるようにすることで、見つけたい資料を素早く見つけられるようになり、業務効率化やナレッジの発見といった効果に繋げられます。文書管理の課題をぜひ検索システムといった観点で解決してみてはいかがでしょうか。

▼企業内検索システム「Neuron ES」
https://www.brains-tech.co.jp/neuron/

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