エンタープライズサーチとは?主な機能や導入メリット・活用事例を解説

カテゴリ:エンタープライズサーチ基礎知識

エンタープライズサーチ

エンタープライズサーチとは、一言で表現すると「企業内検索エンジン」のこと。企業内に存在する膨大なデジタルデータを横断的かつ素早く検索できるメリットから、近年多くの企業で導入され始め注目を集めています。

本記事では、実際にエンタープライズサーチ「Neuron ES」を提供する私たち(ブレインズテクノロジー株式会社)が、

  • エンタープライズサーチの主な機能
  • 導入のメリット
  • 活用事例
  • エンタープライズサーチの選定方法

をご紹介させて頂きます。

これを読むだけで「エンタープライズサーチとは何か?」の問いに対して、その全貌がきっとクリアになるでしょう。ぜひ最後までお付き合い頂ければ幸いです。

Neuron ES
大容量・大規模でも高速検索の「Neuron ES」
エンタープライズサーチ「Neuron ES」はオンプレ・クラウドどちらも対応&大容量でも高速検索。IT製品比較サイト「ITトレンド」にて、4年連続エンタープライズサーチ部門ランキング1位獲得の実績で選ばれ続けています。

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エンタープライズサーチとは?企業内検索エンジンのこと

エンタープライズサーチとは、企業内検索エンジンのことを指します。(他にも、Enterprise Search・エンタープライズ検索・企業内検索システム・社内検索システム・イントラネット検索などの呼び名も。)

その大きな特徴は、企業内にある膨大なデジタルデータを「Yahoo!/Google」を利用するような感覚で横断的かつ素早く検索できること。

エンタープライズサーチの素早い検索

ファイルサーバーはもちろんポータルサイトやデータベース、さらには、SharePoint OnlineやBoxなどと言ったクラウド上のストレージサービスにも対応し、それらをまたいで検索可能です。

横断検索のイメージ

社内にエンタープライズサーチを導入することで、それを利用する社員一人ひとりの生産性が大きく向上すると言った効果も期待できるでしょう。

特に、
「あの資料どこにあったかな?」
「すでに同じような資料が存在するかも…」
「○○について調べたいけど、どのようなキーワードで検索すれば良いのだろう?」
などのケースで力を発揮するシステムと言えます。

Windows標準のエクスプローラでは時間がかかっていたファイル検索、あるいは望むような検索結果すら出ないケースでも、このエンタープライズサーチなら瞬時に目的のデータを見つけ出すことが可能となります。

エンタープライズサーチの仕組み

エンタープライズサーチの仕組みは、至ってシンプルです(システム構成図参照)。

専用のサーバーに当該のシステムをインストールし、検索対象となるストレージへの認証設定を行います。システム起動後、クローラーと呼ばれるデータを巡回・収集する機能が自動で動作を開始し、各ストレージ内にあるドキュメント情報を専用サーバーに蓄積していきます。(この作業をクローリングやインデックス生成と呼ぶ。)

エンタープライズサーチシステム構成図

クローリングにかかる時間は企業内にあるデータ量(データ容量)によってかなり差はありますが、概ね1〜2週間程度で完了します。クローリングを行い事前にインデックスを生成することで、高速に検索結果を返すことに繋がるのです。(その後は日毎に差分データのみインデックスされていく。)

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エンタープライズサーチの主な機能

では具体的にエンタープライズサーチには、どのような機能が備わっているのでしょうか。

ここでは分かりやすく、
ユーザー側(実際にシステムを活用する社員)
管理者側(情報システム部門・マネジメント部門など)
に分けてご紹介します。

※ご紹介する機能は「Neuron ES」に搭載されている機能を基にしております。

ユーザー側(活用する社員)のメリット

まずは、メインで利用するユーザー(実際にエンタープライズサーチを活用する社員)側にとってメリットの大きい機能からご紹介します。

横断検索

エンタープライズサーチを導入することで、企業内の様々なデジタルデータをファイルサーバー・ポータルサイト・データベース・Box・Notes・SharePointなどの垣根を越して横断的に検索できるようになります。

エンタープライズサーチの素早い検索

検索対象のファイルも、Excel・Word・Powerpointと言ったOffice系のファイルから、PDFファイルやCSVなどのテキストデータ、Zipなどの圧縮ファイルまで幅広く対応しています。(zip等の圧縮ファイルは検索結果にてファイル名のみ表示)

こうした横断検索により、普段の仕事で頻繁に発生する「資料探し」に費やす時間を大きく削減できるようになるでしょう。また目的の資料だけでなく「こんな資料あったんだ!」と言うような思わぬデータ・資料の発見に繋がるケースも実際に数多く報告されています。

高速な検索結果(レスポンス)

単に横断的に検索できるだけでなく、エンタープライズサーチは検索結果も高速にレスポンスが返ってきます。

エンタープライズサーチの素早い検索

システム導入時にあらかじめ対象となるストレージに対してクローリングを行い、専用サーバーでインデックスを保持するため、検索を行う度に各ストレージを参照しに行く必要がないためです。(インデックス処理によって事前に蓄積したデータから検索結果を返す)

あいまい検索/自然文検索

Neuron ES」では、「スマートフォンorスマートホン⇄スマホ」「テレワーク⇄リモートワーク」と言った表記ゆれのケースでも、あいまい検索機能により類似するドキュメントを検索することが可能です。

また、OCR処理をかけてデジタル化した紙文書での表記ゆれや誤認識も、あいまい検索によってその違いを補完することができるでしょう。(例:1→! など)

他にも「スマートフォンから文書をプリントするには?」などの長文や自然文による検索にも対応しています。

サジェスト機能(検索補助機能)

サジェスト機能(検索補助機能)はキーワードの一部を入力すると、それに続く候補となるキーワードを支援してくれる機能です。

エンタープライズサーチシステム構成図

先ほどのあいまい検索同様、キーワードを正確に覚えていない場合やそれに続くキーワードが思い浮かばない場面でも役立ちます。

絞り込み検索(フォルダ、ファイル形式)

特定のフォルダ(ディレクトリ)やファイル形式に絞って対象となるドキュメントを検索することも可能です。

絞り込み検索

特に社内のあらゆるデータはプロジェクトや顧客ごとに資料が分けられている場合も多いでしょう。そのようなケースにおいて、特定のフォルダ内での検索に絞り込むことで、より効率的に資料を探せるでしょう。

サムネイル表示/PDF表示(プレビュー)

Neuron ES」では、検索結果に表示された各ドキュメントに直接アクセスしなくても、そのファイルがどのような内容なのかが確認できるサムネイル表示やプレビュー機能が備わっています。

プレビュー機能

これによっていちいち実態ファイルを参照しに行かなくとも、目的のファイルを見つけ出すことが可能となります。さらに「プレビュー」をクリックすることでPDF表示に切り替わるため、実態ファイルを参照することなく、文書内にあるテキストの一部を素早くコピーする活用方法にも繋がります。

※インデックス処理の段階で各ドキュメントの冒頭文章・サムネイル・PDFを自動的に生成することで実現しています。

管理側のメリット

さて今度は、管理者側(情報システム部門・マネジメント部門など)から見てメリットに繋がる、エンタープライズサーチの主な機能をご紹介します。

大容量でも高速レスポンス

これは利用者側のメリットでもありますが、やはり企業に存在する膨大なデータを管理する管理者側にとっても、大容量のデータに耐えうるだけでなく問題なく高速に動作するかどうかは製品導入にあたっての前提条件です。

各エンタープライズサーチによって、得意とする規模やデータ容量に差はありますが、中でも「Neuron ES」は、大規模・大容量のデータ検索を得意としており、多くの導入実績がございます。

Neuron ESの最新導入事例はこちら

閲覧制限・認証機能

社内にある膨大なデータの横断検索が特に便利なエンタープライズサーチですが、中にはアクセスされては困る資料やドキュメントも存在するでしょう。

Neuron ESでは、Active Directoryと連携した簡易的なユーザ認証を提供する機能(ベーシック認証、統合Windows認証に対応)はもちろん、LDAPやActive Directoryと連携を行い、検索ユーザーに閲覧権限があるものだけを検索結果として表示する機能も備わっています。

機密文書や他部署に見られては困るようなデータもこのようなアクセス権限の設定を行うことで、セキュリティ面において安全に利用することが可能です。

活用データが見られる

エンタープライズサーチ導入後、活用の状況を「管理画面」から実際に確認できます。

  • 検索の利用傾向
  • 今どんなことに関心があるのか
  • 反対に社内にどんな資料が足りないか(検索需要はあるが資料がない)
  • よく参照されている文書は何か
  • どの部署・支社・工場などが利用しているか

などのデータが取得可能です。

これらのログデータを活用することで、普段働く社員がどんなことに悩み・困っているのかを定量的に把握できるようになるでしょう。

導入が簡単

エンタープライズサーチの導入にはシステムを設置するための専用のサーバーを用意し、各ストレージへの設定やアクセス権を設定するだけで始められます。(サーバーの推奨スペックは下記参照)

CPU 4コア以上推奨
メモリ 12GB以上推奨
ディスク 検索対象のテキスト量に依存(検索対象容量の10%を推奨、実績値は平均5~10%程度)
ネットワーク 1Gbps以上

Neuron ESでは、導入にあたっての相談はもちろん、予算申請時の社内稟議や上申の際のアドバイス、導入時のサポート、さらには導入前・導入後の評価方法についてもご相談可能です。

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エンタープライズサーチのデメリット

さてここまでエンタープライズサーチのメリットを中心にご紹介してきましたが、一部デメリットについても触れておきます。デメリットを唯一挙げるとすれば、当然ですが「導入費用」や「保守費用」が発生する点でしょう。

エンタープライズサーチの実際の費用や価格については、機能面や企業内にあるデータ量によって差があるため、相場感をここでお伝えすることは難しいのですが、冒頭でご紹介したような社員一人ひとりが資料探しにかける時間をトータルで考えるとコストパフォーマンスの良い買い物と言えるのではないでしょうか。

Neuron ESでは、導入時にまとめてお支払い頂く買い切り型のプランはもちろん、初期費用を抑えた月額課金(サブスクリプション)プランもご用意しております。また2ヶ月間無料の試用版のご相談も可能でございますので、ぜひお気軽にお問い合わせください。

エンタープライズサーチの導入におすすめの業種や企業規模

では改めて、ご紹介した機能やメリット・デメリットを踏まえ、エンタープライズサーチの導入におすすめの業種と企業規模をお伝えします。

まず業種に関しては、特定の業種というよりは幅広く活用されています。敢えてご紹介するのであれば、製造業・建設業・情報通信業などの業種ですが、社内のデータ活用においては業種・業界問わず共通の課題と言えるでしょう。

また大量のデータから検索結果を高速にレスポンスできることから、コールセンター業務での活用実績もございます。(株式会社再春館製薬所様 事例ページへ)

一方で、企業規模に関しては大企業様を中心にご利用頂いております。やはり社内のデータ・資料は会社規模・社員数が多くなればなるほどそれに比例して膨大なデータ量となるためです。

ただし昨今のデジタル化の波を考えれば、企業規模関係なく多くの業種業界でご活用頂けると私たちは考えております。

企業によっては非デジタルデータ(紙文書など)が大量に存在すると言ったようなケースもあるでしょう。そのような場面においても、OCR処理を行いデジタルデータへの変換を行うことで、エンタープライズサーチが役立ったというようなケースもございます。

では実際に各社エンタープライズサーチをどのように活用しているのでしょうか。
次の章では、各社の取り組みや活用事例についてご紹介します。

エンタープライズサーチの活用事例

ここでは実際にエンタープライズサーチ「Neuron」を導入し、ご活用頂いている事例を一部ご紹介いたします。(全ての事例紹介はこちら

生産性向上・業務効率UP:株式会社アイシン様

株式会社アイシン様

株式会社アイシン様では、生産技術部門において「Neuron ES」を導入頂いております。

導入にあたりスタッフの働き方調査を行ったところ、資料作成に約28%もの時間を費やしており、更に掘り下げてみると「探す・調べる」と言った業務に多くの時間を取られていました。

Neuron ES 導入の決め手となったのは、検索スピードだったそうです。ユーザーに実際に製品を触ってもらうと一言目には必ず「早い!」と驚きの声が出るほど。

導入後その効果を定量的にデータを試算したところ、導入前と比較して検索時間1,039時間/月の削減効果があったそうです。

株式会社アイシン様の事例を見る

ファイルサーバーと社内ポータルの横断検索を実現:丸紅情報システムズ様

丸紅情報システムズ様

丸紅情報システムズ様では、ファイルサーバーだけでなく社内ポータルにも情報を集約されておりました。

これらの情報を活用して業務効率化を図るには、どちらも横断的に検索できる必要があり、それを叶えるために「Neuron ES」を導入頂きました。

導入後は社内の必要な情報に素早くアクセスできるようになったとのこと。さらにはマニュアルが無くてもすぐに使える使い勝手の良さから、社内での使い方に関するお問い合わせはほとんどないそうです。

丸紅情報システムズ様の事例を見る

高速レスポンスによりコールセンターでも重宝:再春館製薬所様

再春館製薬所様

株式会社再春館製薬所様では、コールセンター業務においてこれまで研修資料や商品情報を紙媒体として配布。「目的の資料が探しだせない」「探すことに時間がかかる」と言った運用課題がございました。

2018年頃から業務のデジタル化に着手し、その中で「Neuron ES」を導入。

今では業務に必要な情報が整理され、すぐに探し出せるようになり「便利」だと言うお声もいただいております。

再春館製薬所様の事例を見る

補足)テレワークにおける自己解決型の情報収集にも役立つ

近年の働き方改革や社会情勢により、テレワーク(リモートワーク)の普及が大きく進みました。

出社が当たり前だった時代では「あの資料どこにあったっけ?」と気軽に周囲に聞くことができましたが、テレワークにおいては少し躊躇する場面も増えたことでしょう。

そんな際に今回ご紹介する「エンタープライズサーチ」が大きく役立つと言われています。
検索したいキーワードがあいまいであっても、関連する文書を独自のアルゴリズムによって瞬時に見つけ出すことが可能です。

またその文書やドキュメントの所有者をプロパティ情報から確認できるため、誰に聞けば良いのか?と言った当たりをつけることにも繋がっています。(注:設定によっては所有者が特定できないケースもございます)

このように横断検索はもちろん、様々な場面や導入背景でエンタープライズサーチ「Neuron ES」をご活用頂いております。また他にも多くの事例がございますので、ぜひこの機会にご覧いただければ幸いです。※下記リンクからは事例集のダウンロードも可能です。

エンタープライズサーチ「Neuron ES」の導入事例集ダウンロードはこちら

さて続いては、実際にエンタープライズサーチを選定する場合において、選定者としてはどのようなポイントで各社製品を比較すると良いのかをご紹介いたします。

失敗しない!エンタープライズサーチの選び方

エンタープライズサーチの選び方

エンタープライズサーチの導入または検討にあたって、複数の候補から選定するのが一般的な流れですが、その際にどういったポイントで比較するのが良いか迷う方もいるでしょう。

ここでは比較検討が行われる際のポイントをいくつかご紹介します。
ぜひエンタープライズサーチを検討する際の参考にして頂ければ幸いです。

対応規模

まずは検討するエンタープライズサーチ製品が得意とするデータ容量の規模感と、実際に自社に存在するデータ容量が合っているかを確認しましょう。

目安としては数百GB(ギガバイト)程度の容量であれば小規模となり、数十〜数百TB(テラバイト)規模となれば大規模・大容量と言われています。

対応リポジトリ/対応ドキュメント

社内に存在するデジタルデータが主にどこのリポジトリに存在するかを事前に確認し、そのリポジトリに対応しているエンタープライズサーチを選びましょう。

主なリポジトリ:ファイルサーバー・ポータルサイト・データベース・Box・Notes・SharePointなど

※「Neuron ES」は上記リポジトリに対応しています。

またドキュメントの種類にも注意が必要です。
ExcelやWord、Powerpointと言ったOfiiceファイルやPDFファイル、その他テキストデータなどであれば対応する製品も多いですが、zipファイル(圧縮ファイル)は検索結果においてファイル名のみが表示可能であったりと細かな条件が伴います。

自社のデジタルデータが、どこにどのようなファイル形式で存在するかの傾向を大まかに把握した上でエンタープライズサーチ製品を選定するのが望ましいでしょう。

機能/インターフェース

サムネイル表示やプレビュー機能、絞り込み検索機能など、エンタープライズサーチ製品によって利用できる機能とそうでない機能が当然存在します。

一見機能は豊富であればあるだけ良い気がしますが、そうとは限りません。
様々な機能が搭載されていることで、かえってユーザーが使いこなせないと言った事態も起こりうるからです。

導入する本来の目的がきちんと導入後に果たされるのかを意識して選定することをおすすめします。

また実際の検索画面や検索結果画面のインターフェース(見た目)にも各社特徴があります。利用する多くの社員にとって使いやすいインターフェースを採用する製品が望ましいでしょう。

価格・プラン

機能面や対応容量(データ量)によってエンタープライズサーチ製品の価格や導入費用は異なります。社内に存在するデータが大容量であれば複数のサーバーを立てる必要が出るため、自社で用意するサーバー費用も考慮しなければなりません。

一般的に発生する費用としては、

  • 導入初期費用
  • 保守費用(月額)
  • 月額利用料

などがあります。

一括で利用ライセンスを購入するようないわゆる「買い切り型」のプランもあれば、導入初期費用を抑えた「月額利用料(サブスクリプション)」のプランを用意するケースも存在します。

社内の予算や導入の時期に合わせて、柔軟な対応が可能なプランを選択できると良いでしょう。 導入にあたっては試用版やデモ版の有無も確認しておくことをおすすめします。

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導入サポート/アフターフォロー

エンタープライズサーチの導入にあたっては、やはり社内の承認や稟議、上申が必要となるでしょう。その際に役立つのが、社員の働き方に関するデータや様々な資料です。

導入実績が豊富な会社が提供する製品であれば、営業担当に他社でどのように社内承認を得たのかと言ったアドバイスがもらえるかもしれません。

また意外に難しいのが、導入前と導入後の効果を計測することです。これについても導入実績が豊富な会社であれば具体的な測定方法や過去資料を持っている可能性が高いので、一度相談してみることをおすすめします。

エンタープライズサーチの選び方

「Neuron ES」では導入前・導入後の効果計測事例もございます。

さて改めて、エンタープライズサーチの選定ポイントをおさらいしましょう。

実際にこれらのポイントを踏まえて、各社のエンタープライズサーチ製品を比較してみてはいかがでしょうか。

では最後にエンタープライズサーチの歴史と未来について、簡単に紹介して終わりたいと思います。

エンタープライズサーチの歴史と未来

エンタープライズサーチの歴史は意外にも古く、システムとしては2000年代初めに登場し、2005年頃には一部製品としての利用がなされるようになりました。(一般的な検索エンジンGoogleの登場は1997年頃)

しかしながら当時はまだ企業に存在する資料も今ほどデジタル化が浸透しておらず、利用は限定的でした。

その後2010年代に入ると、企業のデジタル化はさらに加速し、ビッグデータの取扱いが取り沙汰されるように。

さらに技術面においてもAI(人工知能)を活用し、検索時における類似文書のクラスタリングやリコメンド精度が向上し、エンタープライズサーチから「コグニティブサーチ(コグニティブ検索)」へと、より有用的な検索エンジンへの発展が期待されています。

まとめ

さて今回は企業内検索エンジン「エンタープライズサーチ」について解説いたしました。

横断検索や絞り込み検索をはじめ、サムネイルやプレビュー表示と言ったユーザー(利用する社員)にとって嬉しい機能はもちろん、導入のしやすさや活用のログと言った管理者側にとっても有用な機能が揃うエンタープライズサーチ。

日を追って増す膨大なデジタルデータから欲しい資料を見つけ出すのは決して容易いことではありません。しかし、そのような状況でこそエンタープライズサーチの真価が発揮されるでしょう。

また紙媒体・紙文書のデジタル化に伴うあいまい検索の活用やコールセンター業務での応用など、エンタープライズサーチを利用した新しい使い方も見出されています。

社員一人ひとりの生産性向上・業務効率改善のために、ぜひエンタープライズサーチの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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