検索ソフトとは？活用するメリットやおすすめの使い方を紹介

カテゴリ：ユースケース

検索ソフトの活用は、企業内でのナレッジ蓄積や共有を効果的に推進する手段として極めて重要な手段のひとつです。従業員が情報を迅速に検索し、必要な知識や情報にアクセスできることで、業務効率が向上し、重複作業の削減や根拠のある意思決定を期待できます。

一方、検索ソフトについて詳しい知識が無い方や活用の仕方がわからない方も少なくありません。そこでこの記事では、検索ソフトのメリットや活用事例を通じて、企業の競争力を高めるためのアプローチを解説します。

検索ソフトとは？

まず、検索ソフトとは何か概要について解説します。

検索ソフトの役割

検索ソフトはパソコンやサーバに保存されたデータの中から、目的の情報を素早く見つけ出すことに特化したツールです。日々の業務でデータを参照する機会は多くあり、ファイル検索も積み重ねると多くの時間が費やされています。
検索ソフトによりこれを効率化することで、生産性の向上やスムーズな業務進行を支援することができます。

エクスプローラなどに搭載されている標準的な検索機能との違い

検索ソフトでは、目的の情報へ素早くアクセスするための様々な仕組みが搭載されています。製品により機能に違いはありますが、代表的な仕組みを紹介します。

インデックスの付与

データに対してインデックス（索引情報）を事前に作成し、データベースにあらかじめ蓄積しておくことで、検索時に迅速に該当データを見つけられるようにする仕組みです。これにより、大量のデータからでも目的の情報を素早く取得できます。

Windowsのエクスプローラ機能を利用した検索では、インデックスの作成は行われないため、ファイル検索のたびにファイルサーバへリクエストを行い検索処理が実行されます。

そのため検索が低速になりやすく、同タイミングで複数人がファイルサーバ内を移動や編集をしたり、検索のリクエストを処理すると大きな負荷がかかってしまい、動きが遅くなるというケースもあります。

高速な検索エンジンの活用

高度な検索エンジンでは、検索のアルゴリズム（順位決定要因）を最適化し、大量のデータからでも目的の情報に辿りつきやすくする工夫が施されています。

ファイル名だけでなく、ファイルの内容に検索キーワードの頻出具合や頻出箇所、あるいは文書構造において見出しなどに登場してきているかなどを判別したり、検索結果において複数のファイルがヒットした場合でも、ファイルの更新日やファイル種別、参照場所などから高度な絞り込みをかけるといったことが可能です。

一般的なエクスプローラやクラウドストレージの標準の検索機能と比較して、検索に特化した検索ソフトでは、高性能な検索エンジンや絞り込み機能を搭載しているため、利用者は目的の情報に短時間で辿り着くことができます。

関連する文書やキーワードの表示

検索結果に関連する他のキーワードや文書を表示することで、ユーザーが必要とする情報を効率的に見つけやすくします。求めている情報と検索キーワードは必ずしも完全一致しているわけではないため、関連情報の表示により必要な情報を得られる可能性が高まります。

保有する文書の量が増加するにつれ、ファイルサーバなどに搭載されている検索では機能・性能が足りなくなるケースがあります。そのような場合は検索に特化している検索ツールを導入することで課題を解決することができます。

検索ソフトを活用するメリット

ここでは、検索ソフトを活用することで期待できるメリットを紹介します。

情報の迅速な検索と取得

エクスプローラでの検索やクラウドストレージを上回る速度で検索結果が表示されるため、検索に費やす時間を削減できます。重要な情報へのアクセス性が向上し、必要な情報を見落とすリスクや類似資料の再作成による無駄を排除できます。

ナレッジの共有と蓄積

企業が質の高いサービスを提供し、ビジネスを展開するためには、技術情報や独自のノウハウを蓄積して成長する必要があります。そのためには従業員が持つナレッジを蓄積し、その情報を活用しなければなりません。

検索ソフトによりデータへのアクセス性が向上するためナレッジ共有が促進され、サービスの品質向上や均一化に繋がります。

情報を文書として残す文化の形成

従業員個人が持つ知識や特定のプロジェクトで発見したノウハウは、そのままでは特定の人物のみが持つ属人的な情報になりがちです。

「検索をすれば目的の情報が見つかる」という信頼感が高まることで、情報を積極的に文書として残す文化の形成を期待できます。

意思決定の支援

過去のプロジェクト情報や技術情報に素早くアクセスでき、必要な情報を集めやすくなります。これにより、十分な情報を参照した上で意思決定を行うことが可能になります。

データ検索の質が向上することで、日常的な業務や社内の文化形成にもポジティブな効果を期待できます。

検索ソフトの活用事例

検索ソフトを効果的に活用している事例を紹介します。

富士電子工業株式会社：スピーディなナレッジ参照による顧客対応力の向上

富士電子工業株式会社では、DXの推進をする中で「ファイルサーバに保存されているデータを見つけ出すのが大変」という従業員の意見が存在することをきっかけに、効率的なデータ検索へアプローチを開始しました。

高頻度で使用するディレクトリであればファイルのありかも把握できますが、他の場所に保存されているデータについては検索するキーワードもわからないケースも合ったようです。検索処理の待ち時間も相まって、業務効率の低下を招く一因にもなっています。

その課題を解決するためにNeuron ESを導入し、社内で保有するデータを素早く見つけ出せる環境を実現しています。

一般的な検索サイトのように使えるため従業員が慣れやすく、断片的なキーワードでもファイルを見つけ出すことができるようになりました。顧客対応時にもデータを参照しながら応対することができるため、顧客対応力の向上にも繋がっています。

詳細：富士電子工業株式会社様：エンタープライズサーチ導入事例
https://www.brains-tech.co.jp/case/case23-fujidenshi/

千代田化工建設株式会社：過去文書へのアクセス性が向上し、資料の二重作成や重複を排除

千代田化工建設株式会社では、ファイルサーバが肥大化しており必要なデータへのアクセス性が悪化している課題を抱えていました。

過去文書を見つけ出すことができず、同様の資料を2重で作成してしまうなど生産性の低下を招くことも課題であり、その解決のためNeuron ESを導入しています。

Neuron ESにより過去資料を素早く見つけ出すことができるため、同様の資料を参照して二重作成の防止や効率的な資料作成に繋がっています。また、ファイルサーバで設定済みのアクセス権をそのまま引き継げるため、システムの導入においても管理者の負担が削減されたようです。

詳細：ファイルサーバの肥大化に伴う検索の効率化および、ファイル整理を目的にNeuron ESを導入
https://www.brains-tech.co.jp/case/case18-chiyodacorp/

検索ソフト導入時に注意したいポイント

現代では多くの検索ソフトが存在しており、機能やコストも様々です。そこで、自社に検索ソフトを導入する際の注意するポイントを解説します。

自社にマッチしたツールの選定

以下の観点で、検索ソフトの性能を評価します。

検索速度

大量のデータがある場合でも、目的の情報に迅速にアクセスできる検索速度が重要です。
業務効率に直結するため、現在の検索速度からどの程度の速度向上が必要なのかを検討・評価します。

全文検索が可能か、全文検索を行うファイルにサイズ上限があるか

データを検索する際は、ファイル名だけではなくファイルに含まれる文章を頼りにすることもあります。そのため、検索ソフトを選ぶ際はファイル名だけでなく、ファイルの内容をも検索対象とする全文検索機能が備わっていることが重要です。

また全文検索機能によっては、ファイルサイズの上限が定められているケースもあります。上限が定められている場合、上限を超えた範囲については、ファイル内にキーワードが含まれていても検索にヒットしない場合があるので注意が必要です。

検索できるファイル種別

検索ソフトが対応しているファイルの種類を確認し、自社で使用しているファイル形式に対応しているかをチェックします。使用頻度の高いファイル形式が非対応である場合は実用性に大きな悪影響を及ぼします。

CADデータや一太郎ファイル、Notesデータベース、Adobe社のデザインファイル等、専門的なファイルを取り扱う場合は、これらが検索対象として対応している検索ソフトを導入する必要があります。

検索オプションや検索速度

検索ソフトを活用する際、データへのアクセス性向上は重要な検討ポイントです。文書へ素早くアクセスできることで、利用者のストレスや負担が軽減され、本来の業務に注力しやすくなります。

複数の検索オプション（検索条件の絞り込み）を指定できる検索ソフトであれば、大量の文書の中から目的の文書を効率的に見つけ出せる可能性が高まります。

データの移行や整理

現在使用しているデータ保存場所からのデータ移行や再アップロードが必要かどうかを確認します。アップロードが必要となる場合は、ストレージの容量を圧迫することになるため結局は必要なファイルを取捨選択しなければならず、既存のストレージに存在するデータの取扱いをどのようにするか検討しなければなりません。

また、ファイルのアクセス権限などの再設定も必要となる場合があるため、想定外の工数が必要となるケースがあります。
また、移行中のデータアクセス方法についても事前に計画することが大切です。

そのためできれば、既存のデータストレージから変更を加えることなく導入・運用ができる検索ソフトが望ましいといえます。

利用者への教育や活用促進

導入した検索ソフトがどのように便利であるか、どのような使い方ができるのかといった説明を利用者に十分に行うことも重要です。便利なツールを導入しても、社内での利用率が低ければ期待した効果を得ることが難しくなります。
従業員がツールを利用するハードルを下げ、スムーズに活用するためのサポートを行っているかどうかやマニュアル類が整っているか事前に確認をしましょう。

検索ソフトによりナレッジの共有を活性化し、ビジネスを発展させる

検索ソフトは、保存された文書を見つけ出すというシンプルな用途で利用されます。
しかし、検索ソフトの性能は業務効率や生産性に大きな影響を及ぼします。

各種報告書や稟議書、業務マニュアル、提案書など、書類を作成する際に過去文書を参照しながら作成するシーンは多くあるでしょう。その際、目的の文書へアクセスする負担が大きいほど、本来の業務効率は下がってしまいます。

Neuron ESは、企業が保有する文書をスピーディに検索し、ファイルサイズの制限なく全文検索を行える企業内検索システムです。過去文書や技術文書へのアクセスが高速化されることで、企業内のナレッジの共有にも繋がります。

また、既存のファイルサーバやクラウドストレージに対してデータアップロード不要で利用が可能なため、データ移行やアクセス権の再設定が不要な点も評価される検索システムです。

Neuron ESをぜひご検討ください。https://www.brains-tech.co.jp/neuron/

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