エンタープライズサーチとは？主な機能や導入効果、事例、生成AI連携のメリットを解説
カテゴリ：エンタープライズサーチ
「目的の資料がどこにあるのかわからない…」「見つからないから、人に聞くしかない…」このような課題を解決するのが、社内専用の検索システムである、通称「エンタープライズサーチ」です。データ量が増え続ける昨今のビジネス環境において、”探す時間を極力無くす”ことが、業務の効率化や生産性向上に繋がり、強いてはそれが企業価値そのものにも直結します。
さらに近年急速な進化を遂げる”生成AI”の登場により、文書の要約や生成AIとの対話（チャット）など、従来のキーワード合致による文書検索だけでなく、社内文書を対象とした情報の探索（要約や情報の抽出など）まで行えるようになり、再びエンタープライズサーチへの関心が高まっています。
本記事は、製品リリース14年以上で豊富な導入実績を誇り、生成AI対応のエンタープライズサーチ「Neuron ES」を提供するブレインズテクノロジー株式会社が、
- エンタープライズサーチの主な機能
- 導入効果
- 導入事例
- 生成AIとの連携によるメリット
- エンタープライズサーチの選定方法
をご紹介させていただきます。ぜひ最後までお付き合いいただければ幸いです。
目次
エンタープライズサーチとは
エンタープライズサーチとは、文書ファイルの保管場所（ファイルサーバーやデータベース、社内ポータルサイト、グループウェア、クラウドストレージなど）を意識することなく、横断的に情報検索できるシステムのこと。一言で表現するのであれば、社内版のGoogle検索のようなものです。
ファイル名だけでなく、ファイルの中身のテキストも全文で検索できるため、「ファイル名までは覚えていないけど、○○○って書いてあったような…」といったように、断片的なキーワード（記憶）をもとに目的の文書ファイルを見つけられます。
さらに近年では、生成AIとの連携により、キーワード合致による検索だけでなく、生成AIによる情報の要約や抽出、チャット形式による質問・回答まで行えるエンタープライズサーチ製品も登場しています。
エンタープライズサーチによって社内情報の発見や活用が促進されることで、「あの資料どこにあったかな？」「会議までに資料を見つけたい…」「文書の要点をすぐに把握したい」「新しいナレッジを発見したい」などのシーンで重宝します。
企業活動における具体的な効果としては、業務効率化（コスト削減）やナレッジマネジメント（知識継承）に当てはまります。
エンタープライズサーチが無い場合はどうか？
エンタープライズサーチが無い場合の検索方法は通常、Windowsのエクスプローラを開き（Macの場合はFinder）、ウインドウの左側で対象のデータストレージ（ファイルサーバーなど）を選択し、ウインドウ右上にある検索窓に、検索したいキーワードを入力して「Enterキー」を押して実行するのが一般的です。
しかしこれでは、検索そのものにものすごく時間がかかったり、検索結果においてもファイル名やフォルダ名が優先されてしまい欲しい文書にたどり着けないなど、検索に対する課題が多く存在します。また、クラウドストレージなど他のデータストレージも併用している場合は、そもそも検索対象にできません。
検索に時間がかかる、複数のデータストレージを横断的に検索できないなどの課題に対する解決策として、近年エンタープライズサーチを導入する企業が増えています。
特徴1：点在する情報を横断的に一括検索（横断検索）
エンタープライズサーチの最大の特徴は、オンプレミスやクラウドなどデータストレージの利用環境を問わず、社内に点在する情報を横断的かつ一括で検索できることです。これにより、目的の情報（文書ファイルやデータ）が社内のどこに保存されているかを意識することなく、すぐに手に入れることが可能です。
また、ファイル形式もWord、Excel、PowerPointといったMicrosoft Officeの文書ファイルはもちろん、PDFやテキストファイル、Webサイト（Webサーバー）、グループウェア、CAD、データベース（NotesDB、OracleDB、PostgreSQL）など、様々な形式の情報が検索できます。もちろん、絞り込み条件によって、特定のファイル形式だけ（例：エクセルファイルのみ）に絞り込むなどといった検索も素早く行えます。
特徴2：ファイルの中身のテキストも全文で検索（全文検索）
続いての特徴は、全文検索機能です。（全文検索とは、ファイル名だけでなくファイルの中身のテキストもすべて対象にした検索方法のこと）
エンタープライズサーチの全文検索機能によって、断片的な記憶として残っているキーワードをもとに、社内のあらゆるデータストレージやファイル形式から、漏れなく検索することができます。そのため、ファイルの所在が分からない場合や、そもそも社内に情報が存在するか分からないといった場面で重宝します。
Windowsのエクスプローラの右上にある検索窓から検索を実行する場合、ファイル名やフォルダ名が優先されてしまうため、ファイルの中身を対象にヒットしても検索結果に出てこないケースが多いため、目的の文書を見つけることが困難です。
また、特定のクラウドストレージ製品の検索機能では、全文検索がそもそも備わっておらず、社内に情報があるにも関わらず、検索してもヒットしません。（参考記事：Boxのファイル検索における主な機能と全文検索における1万バイト制限）
これらの課題に対しても、エンタープライズサーチを導入することで解決が可能です。（クラウドストレージ内のファイルであっても全文のテキスト情報を収集した上で検索結果を返却するため）
特徴3：サムネイル・プレビュー機能で直感的に見つけられる
3つ目の特徴は、サムネイル・プレビュー機能です。
ファイル検索する際に、検索結果画面においてサムネイル画像を確認できるため、直感的に目的のファイルかどうか見分けられるようになります。
また、プレビュー機能によって、元のファイルを開くことなくブラウザ上でPDFを生成し、全ページ詳細に中身を確認できます。ファイル内のテキストコピーは行えるため、編集を伴わない、ファイル内の情報確認やテキストのコピー（転記）といった作業であれば、エンタープライズサーチの中だけで作業が完結します。
特徴4：既存のアクセス権を考慮した検索で情報セキュリティ観点での心配もなし
人事情報や他部署の情報、機密性の高い情報は、担当者や役職などによって、通常フォルダやファイルへのアクセス権限が制御されています。
エンタープライズサーチは、Active Directory（通称:AD）やEntra IDなど、既存のシステムで設定されているアクセス権を考慮して検索結果を出力するため、アクセス権を持っていないユーザーに対して、その情報が検索結果に表示されないような仕組みになっています。
※システムの仕様上、アクセス権をエンタープライズサーチに連携できない場合はその限りではありません。
本来見てはいけない情報が見られる心配も、既存のアクセス権設定の踏襲によって、未然に防ぐことが可能なため、安心して利用することができます。
特徴5：生成AIとの連携で社内データの活用がさらに広がる
近年、私たちのビジネスシーンに大きな影響を与えている生成AI。その生成AIとエンタープライズサーチを連携することで、社内データの活用はさらに広がります。
エンタープライズサーチの仕組みは、社内データをキーワードによって検索できるように、事前にクローラーと呼ばれる機能が社内データにアクセスして、ファイル名や中身のテキスト情報などを自動で巡回し、収集しています。（エンタープライズサーチの詳細な仕組みについては本記事の別章にて解説）
エンタープライズサーチによって事前に収集した社内データと、生成AIを連携することで、これまでのキーワード検索だけでなく、社内データをもとに生成AIによる要約やAIチャット（対話）が可能となります。
これにより、ファイルの中身（内容）を自ら確認しなくても、
・内容の要約
・対応方法をまとめてもらう
・情報のリストアップ
・翻訳
・アイデア出し
などの活用が行えるようになりました。（ただし、回答情報の正確性については、学習データやAIモデル側の精度、質問のプロンプトによっても左右されるため、完全に保証されるものではないので注意）
一般的なクラウドサービス（SaaS）製品とは異なり、インデックス情報をオンプレミス環境に保持することも可能なため、
・社内データをクラウドへアップロードすることなく生成AIの活用が可能
・LLM次第では、完全オンプレ環境下での生成AI利用環境も構築可能
といったメリットが生まれます。
もちろん、生成AIの回答もととなる情報は、ユーザーの持つファイルアクセス権を考慮しますので、アクセス権のない情報から回答を作り出すことはありません。
エンタープライズサーチと生成AIとの連携により、社内データを外部へアップロードすることなく、情報セキュリティリスクを一定担保したまま、生成AIの活用は推進したいという企業や組織にとって注目を集めています。
企業にもたらすエンタープライズサーチの導入効果
エンタープライズサーチは社内の情報収集や情報活用に大きな変革をもたらします。具体的には、業務効率化（コスト削減）やナレッジマネジメントへの効果です。
昨今の社会課題として、労働力不足やベテラン社員の技能伝承・知識継承が叫ばれていますが、それらの課題に対しても有効なツールと言えます。
業務効率化（コスト削減）
「ベテラン社員に聞かないと資料が探せない」 「エクスプローラーのファイル名検索では時間がかかる」 「異動してきた人が資料を探せない」などといった場面は容易に想像できるのではないでしょうか。
普段あまり意識することはないかもしれませんが、私たちオフィスワーカーは、業務のおよそ2割もの時間を情報収集に費やしているという調査結果があります（下記）。
こうした時間は企業活動にとって、そのほとんどがムダ時間（コスト）と言えますが、オフィスワーカー100人規模の企業の場合、情報検索に費やしているコストは約9,200万円/年という計算も成り立ちます。
▼計算式
①検索1回あたりの平均短縮時間（分）× ②一人1日あたりの平均検索回数 × ③従業員数 × ④社内での利用率 × ⑤営業日数 × ⑥1時間あたりの労働単価 ＝ 月間の検索時間圧縮コスト
＜前提条件＞
①企業規模：オフィスワーカー100人
②平均年収：458万円*2
③検索・情報収集時間：20%*1
④労働時間を40時間/週と想定
*1 McKinsey Global Institute analysis「The social economy: Unlocking value and productivity through social technologies」
*2 国税庁 令和4年 民間給与実態統計調査結果
エンタープライズサーチによって、社内情報を効率的に検索できることによって、これらムダ時間を大幅に削減することが可能です。
ナレッジマネジメント（知識継承）
国内の多くの企業では、ベテラン社員からの知識継承が思うように進まないといった課題が存在します。こうした課題に対して、ベテラン社員の暗黙知をいかにアウトプット（資料やテキスト、音声、映像などへ出力し形式知化すること）してもらうかも重要ですが、仮にアウトプットされていたとしても、それらを効率的に探せなければ、真にナレッジ活用ができているとは言えません。
エンタープライズサーチは前述したように”全文検索”が可能です。断片的な記憶や検索したい任意のキーワードをもとに、社内ナレッジを見つけられます。
このように、ナレッジマネジメントの研究において頻繁に利用される「SECIモデル」においても、社内情報活用の”場”として、エンタープライズサーチが活用できます。（参考：知識の二つの側面である暗黙知と形式知が変換されるプロセス、SECIモデルとは？）
生成AIの登場によって進化するエンタープライズサーチ
生成AIの進化に伴い、エンタープライズサーチと生成AIの組み合わせることで、従来のキーワード検索（キーワードの合致）だけでなく、生成AIによるセマンティック検索や検索後における生成AIとの対話（チャット）、そしてAI自身が考えて必要な情報を収集する（AIエージェント）といった可能性が模索されています。
従来のエンタープライズサーチは、単に社内文書やデータベースから目的の文書を「探す」ことが中心でした。しかし、生成AIの登場により、利用者の検索スキルになるべく依存せずに、情報を要約したり、整理したり、文脈を踏まえた質問・回答の提示ができるようになってきています。
これにより、企業活動においては、意思決定の迅速化、業務の属人化解消、ナレッジ共有の促進といったさらなる効果が期待されています。特に営業、開発、バックオフィス業務では、必要な情報に即座にアクセスできることで生産性向上に直結します。
また将来的には、利用者の役割や過去の行動を踏まえたパーソナライズ検索や、業務プロセスと連動した自律的な情報提案型（AIエージェン）へと進化するとも言われています。
エンタープライズサーチは単なる検索基盤から、企業知を活用する必要不可欠な情報資産の活用ツールとして発展していくと考えられますが、そのための仕組みとして、エンタープライズサーチが元来保有する、クローリング技術（企業内の情報を常に最新かつ横断的かつ多様なデータ形式にも対応しながら、事前にデータ収集および蓄積しておく仕組み）が鍵となるでしょう。
エンタープライズサーチ導入事例（80社以上掲載）
業務効率化やナレッジマネジメントといった効果をもたらすエンタープライズサーチですが、各社における導入事例をインタビュー形式でまとめたページがございます。
エンタープライズサーチ導入前の状況や導入背景、導入効果についてお話しいただいております。80社以上掲載しておりますので、ご関心がございましたらぜひ覗いてみてください。
エンタープライズサーチの仕組み
さてここまでエンタープライズサーチの概要や導入効果についてお伝えいたしましたが、ここではエンタープライズサーチの仕組みについて触れさせていただきます。
エンタープライズサーチの仕組みはインターネット検索と似ています。
まずは、社内のオンプレミス環境またはクラウドの仮想環境に、エンタープライズサーチのための専用サーバーを用意します。そしてそこに、エンタープライズサーチ製品をインストールします。
システム起動後、エンタープライズサーチに備わる「クローラー」が検索対象となる各データストレージに対して、各データのファイル名や中身の全文のテキスト、ファイルの最終更新者や最終更新日などのメタデータを自動で巡回・収集し、用意した専用サーバーに蓄積（インデックス作成）します。
また、各データストレージに設定されているアクセス権限の認証設定を収集し、ユーザー（利用者）のアクセス権を適切に処理することで、アクセス権を持たない情報が検索結果に表示されないように制御します。
こうしたクローラーによるインデックス作成の仕組みは、インターネット検索における「Google」などの検索エンジンと同じような仕組みです。初期のクローリング処理にかかる時間はデータ量（対象となる文書数やファイル容量）によっても差がありますが、概ね1〜3週間程度で完了します。
エンタープライズサーチの運用後（利用者への展開後）は、各データストレージ内で更新または追加されたファイルのみ（差分データのみ）をクローリング処理するため、通常は業務などを行わない夜間等にクローラー起動をスケジューリングしておくことで、翌日には検索結果に反映されます。（エンタープライズサーチ製品によってはスケジューリングの時間を管理者にて自由に設定できるものもございます）
導入実績多数の国産エンタープライズサーチ「Neuron ES」の特長
当社のNeuron Enterprise Search（以下、Neuron ES）は、数億文書・数TBの電子データでも高速・高精度に横断検索できる導入実績多数の国産エンタープライズサーチです。全文検索や生成AI連携にも対応しており、情報収集の効率化や社内のナレッジマネジメントにも有効なソリューションです。
オンプレミス環境への構築も可能なため、セキュアな環境でお使いいただけるだけでなく、ActiveDirectoryやMicrosoft EntraID、SAML、Oktaなどといった認証・認可基盤にも対応しているため、ファイルへのアクセス権を持つ情報のみをキーワード検索の対象または、生成AIの解答元とすることができます。
特長1.オンプレからクラウドまで膨大な社内情報をスピーディに横断検索
Neuron ESは、ファイルサーバ、社内ポータルサイト（Webサーバ）、社内データベースといったオンプレ環境下のストレージはもちろん、SharePoint OnlineやBox、Dropbox、Googleドライブといったクラウドストレージまでを一括で横断検索することができます。
また検索結果画面において、ファイルのサムネイル画像によって直感的に確認したり、プレビュー機能によって、元のファイルを開くことなくブラウザ上で全ページ詳細な確認が可能です。
これにより、情報収集の効率化が大幅にアップします。
特長2.ファイル名だけでなくファイルの中身まで全文検索
Neuron ESなら、何万文字と書かれた文書ファイルであろうと、エクセル形式のファイルであろうと（セル内のテキスト）、ファイルの中に書いてあるすべてのテキスト（全文）から検索ができます。断片的な記憶や調べたい任意のキーワードから、欲しい情報をタイムリーに見つけることができます。
また、検索対象のデータストレージの範囲かつ、自分のアクセス権の範囲であれば、ファイル内のテキスト全てから”漏れなく”探すことができるため、検索結果が仮に0件だった場合には、「自分の欲しい情報は社内に存在しないか、アクセス権がないんだ」とすぐに諦めて、次の行動へと移すことが可能です。
特長3.スキャンした画像内の文字情報も標準搭載のOCR機能で検索可能
スキャンした紙資料（スキャン画像）や写真内の活字情報を読み取るOCR（光学文字認識）機能がNeuron ESには標準搭載されています。既存のデータストレージに、スキャンした画像やデータをアップロードするだけで、それらの検索が可能となります。（ただしAI-OCRではないため、手書き文字は不可。手書き文字をテキスト化したい場合は、別途AI-OCRなどの製品導入が必要です。）
これまで検索できなかった紙資料や画像や図面、イラストなどが検索可能となることで、活用できていなかった情報資産が再び活用できるようになります。
参考事例：シンク・エンジニアリング株式会社様
特長4.アップロード不要！社内データをもとに生成AIとの連携により、情報活用の高度化を実現
多くの生成AIチャットボットはクラウドサービスで、解答の対象となるデータは事前に利用するサービスにアップロードしなければ使えません。Neuron ESの生成AI連携機能は、エンタープライズサーチとしてのクローリング技術を利用することで、アップロード不要で生成AIとの連携により、AIチャットを利用できます。
これにより、社内情報を単に探すだけでなく、探した後に生成AIに対して、欲しい情報のみを抽出もらったり、全文読まなくとも文書の内容について概要をまとめたりすることが可能となり、情報収集の効率化がさらに進むでしょう。
エンタープライズサーチの選び方
最後にエンタープライズサーチを導入するにあたって、どのような項目で選定すれば良いのかについて簡単にご紹介いたします。
オンプレミス環境への構築が可能か
社内の様々なデータをクラウドへアップロードすることはセキュリティ観点上、問題があります。エンタープライズサーチによってクローリングしたデータをオンプレミス（社内ネットワーク環境）環境内に設置したサーバに蓄積することで、情報漏洩のリスクが低くなるため、まずはオンプレミス環境への構築が可能かどうか確認しましょう。また、クローリングした情報がソフトウェア提供企業に渡らないかも併せて確認すべきです。
大規模対応は可能か
何千万文書、何億文書といった規模で利用する場合、その規模に対応できるだけのクローリング速度かどうかや、既存システムとの相性、また相応のサポート体制でなければなりません。大規模な導入実績があるかどうか確認が必要です。
検索対象リポジトリ
検索対象または生成AIの回答対象にしたいリポジトリ（またはデータストレージ）に対応しているかどうか確認しましょう。オンプレのファイルサーバはもちろん、DBやグループウェア、その他業務システム、クラウドストレージ（SharePointやBox、Googleドライブなど）、クラウドサービス（Salesforce、Kintoneなど）などがよくある対象例です。
検索対象ドキュメント
WordやExcel、PowerPointといったMicrosoft 365の文書ファイルやPDF、テキストファイルはもちろんのこと、データベースやCADファイル、画像、動画ファイル、圧縮ファイルや暗号化ファイルなど、どのような文書ファイルを検索対象にできるかといった確認が必要です。
アクセス権限認証への対応
エンタープライズサーチはファイルアクセス権を考慮して、検索結果や生成AIの回答を導き出します。（＝ファイルアクセス権がないものは検索結果にそもそも表示されません）
エンタープライズサーチ製品によって、対応可能なアクセス権限認証が異なるため、社内で利用しているアクセス権限認証がどの方式によって制御されているか、システム部門への確認および、導入の際に利用が可能か確認が必要です。代表的なものは、Active DirectoryやEntra ID、IDaas （HENNGE One、Okta等）などです。
導入フォロー体制
上記のようなアクセス権限認証についてのサポートもそうですが、サーバー環境の構築やマニュアルの有無など、導入に向けたフォロー体制がどの程度整っているかも重要です。また、社内説得に向けた導入効果の算出やトライアル利用の有無などについても確認しておくと良いです。
導入後サポート体制
ITツールは基本的に導入すれば手放しに利用が進むわけではありません。利用ユーザーへの周知や説明（利用するメリットや利用方法など）が必要です。その際にすでに導入済みの各社では、どのような方法で周知を行ったのかや、社内での利用率を上げるためにどのような工夫（施策）を行っているのかといった知見が事前に得られるかどうか確認が必要です。
また、製品に関する保守サポートも重要です。製品の機能アップデートやバグフィックス、運用におけるエラー等が発生した際にどのような体制で対応してくれるのか、併せて確認しておきましょう。
価格・支払い方法
最後にはやはり製品の価格となります。エンタープライズサーチ製品の場合、ユーザーごとの課金体系ではなく、検索対象の文書数によって基本的な価格が決まります。
また、検索対象のリポジトリを追加したり、生成AIとの連携、データベースやCADファイルへの対応有無などのオプションによっても変動するので、どこまでを検索対象にしたいか、どの程度文書数があるのか、事前に把握しておくと詳細な見積りを作成することが可能です。
まとめ
さて今回はエンタープライズサーチとはどのようなツールなのか、また私たちの業務や企業活動にとってどういった導入効果があるのかについてご紹介いたしました。
また近年の生成AIの進化に伴い、従来のキーワード検索（キーワードの合致）だけでなく、生成AIによるセマンティック検索や検索後における生成AIとの対話(チャット)、そしてAI自身が考えて必要な情報を収集する（AIエージェント）といった可能性が模索されています。
エンタープライズサーチによって、社内に眠る情報資産を活用することで、業務効率化（コスト削減）やナレッジマネジメントへの効果が見込まれます。昨今の社会課題である、労働力不足やベテラン社員の技能伝承・知識継承といった課題に対して有効なツールと言えます。
弊社のエンタープライズサーチ「Neuron ES」はリリース開始から14年以上、豊富な実績を誇る国産エンタープライズサーチ製品です。大規模対応、生成AI連携、オンプレ構築も可能で、国内企業のため導入・サポート体制も充実しております。製品へのご関心がございましたら、ぜひお気軽にお問い合わせください。
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