グループウェアの検索機能はなぜ不足？主要3製品の課題とエンタープライズサーチによる解決策

カテゴリ：技術課題・解決法

更新日：2026年6月19日

組織内の情報共有、コミュニケーションの円滑化、共同作業の効率化を実現するソリューションとして多くの企業がグループウェアを導入しています。中でも、SharePoint、desknet’s NEO、Garoonなどが主要なサービスとして挙げられます。

便利なサービスとして広く利用されているものの、目的の情報が検索しづらいなど、検索面で苦労したことはないでしょうか。
グループウェアによっては「情報はあるはずなのに検索にヒットしない」「サムネイル表示ができず中身を開くまで目的の情報かどうかわからない」などといった課題を抱えています。

本記事では、各グループウェアの検索機能と課題を整理したうえで、それらをまとめて解決するエンタープライズサーチ「Neuron ES」をご紹介します。

主なグループウェアと検索機能

まず、国内企業で広く導入されている代表的なグループウェア3製品について、それぞれの概要と検索機能の範囲を確認します。

SharePoint（日本マイクロソフト株式会社）

SharePointは、Microsoft 365の一部として提供されるクラウド型グループウェアです。ドキュメント管理・ファイル共有・イントラネット構築・Wikiなど、企業の情報共有基盤として幅広く活用されており、TeamsやOneDriveとも深く連携しています。

検索機能は「Microsoft Search」が基盤となっており、SharePoint内のドキュメントライブラリ・リスト・ページ・サブサイトを横断して全文検索が可能です。メール・OneDrive・Teamsなど、Microsoft 365の各サービスとも検索基盤が統合されており、幅広いコンテンツをカバーします。また、CopilotによるAIチャット形式での情報の発見や加工も得意としています。

desknet’s NEO（株式会社ネオジャパン）

desknet’s NEOは、国内中小〜大手企業を中心に導入実績を持つ純国産グループウェアです。スケジュール管理・掲示板・ワークフロー・文書管理など50を超える機能を搭載しており、シンプルな操作性と豊富な標準機能が特徴です。

検索機能については、desknet’s NEO内のスケジュールやワークフロー、議事録、文書管理などの各種機能を対象に検索が可能です。検索機能は、上部の検索窓から、検索対象としたい機能をプルダウンで選択し、任意のキーワードを入力して利用します。

Garoon（サイボウズ株式会社）

Garoon（ガルーン）は、大企業・グループ企業向けのエンタープライズグループウェアとして国内トップクラスの導入実績を誇るサイボウズ株式会社のプロダクトです。スケジュール・掲示板・ワークフロー・ファイル管理など多彩な機能に加え、複数拠点・多階層組織への対応力が強みです。

検索機能については、メール・ファイル管理・掲示板・メッセージ・スペースを対象としたアプリケーション横断の全文検索が可能で、添付ファイルの中身まで検索できます。検索窓は別途ポータルを作成するなどのカスタマイズをしない限りは、各機能のページに入り、右上の検索窓から検索が可能です。

ただし、この全文検索機能はクラウド版のみの提供となっており、後述するようにパッケージ版の最新バージョンである「Garoon 6」では全文検索機能が廃止されている点に注意が必要です。

グループウェアの検索機能における課題

各グループウェアの検索機能は一定の利便性を持つ一方で、実務上の観点からいくつかの共通した課題が存在します。

• 横断検索ができない
• 検索がヒットしすぎる
• 全文検索の機能がない製品もある
• 検索結果においてサムネイルやプレビュー表示ができない

横断検索ができない

グループウェアの検索機能は、あくまでそのサービス内での検索に限定されます。そのため、社内で併用しているオンプレミスのファイルサーバーや、BoxやGoogleドライブといったクラウドストレージサービスを横断して一度に検索することはできません。
実際の業務では、情報がグループウェア・ファイルサーバー・クラウドサービスに分散して保存されていることが多く、必要な情報を探すたびに複数のシステムを行き来しなければならないというのが現実です。情報の分断が検索効率の低下を招き、業務時間のロスにもつながります。

検索がヒットしすぎる

SharePoint Onlineの場合、入力したキーワードは形態素解析によって単語に分割（ワードブレイク）されたうえでAND検索が実行されます。例えば「生成AI」と検索すると、「生成」と「AI」がそれぞれ含まれるファイルすべてがヒットするため、検索結果が膨大になり、目的の情報に辿り着くまでに時間がかかります。

ダブルクォーテーションを使った完全一致検索（”生成AI”）で絞り込む方法もありますが、検索のたびに演算子を意識する必要があり、ユーザーにとって使い勝手が良いとは言えません。

全文検索の機能がない製品もある

全文検索とは、ファイルのタイトルだけでなく、ファイルの中身（テキスト）まで対象に検索する機能です。この機能の有無によって、目的の情報へのアクセスしやすさが大きく変わります。

例えば、パッケージ版「Garoon 6」では、前バージョン（Garoon 5）で提供されていた全文検索機能が廃止されました。サイボウズ株式会社の公式アナウンスによると、Garoon 6（パッケージ版）では全文検索機能の搭載はなく、標準検索では添付ファイル内のテキスト検索やアプリ横断検索ができないとされています。なお、クラウド版Garoonでは全文検索が引き続き利用可能です。

desknet’s NEOやSharePointは全文検索に対応していますが、製品によってはファイル名や掲示板のタイトルでしかヒットしないケースもあるため、グループウェアを選定する際には検索仕様の確認が重要です。

検索結果においてサムネイルやプレビュー表示ができない

SharePoint・desknet’s NEO・Garoonのいずれも、検索結果画面ではファイル名や掲示板のタイトルが一覧表示されるにとどまります。資料の先頭ページをサムネイルで確認したり、全ページをプレビュー表示して内容を確認したりする機能は備わっていません。

そのため、目当ての資料かどうかを確かめるためには、実際にファイルを開いてスクロールしながら確認しなければならず、余計な手間が発生します。特に類似したファイルが多い場合には、この作業が繰り返し発生してしまいます。

グループウェアの検索課題を解決するエンタープライズサーチ

こうした課題をまとめて解消する手段として注目されているのが、当社ブレインズテクノロジー株式会社が提供するエンタープライズサーチ「Neuron ES」です。

Neuron ESは、本記事で紹介したSharePoint、desknet’s NEO、Garoonを対象とした検索はもちろん、ファイルサーバーやポータルサイト、Box、Googleドライブといったクラウドサービスを横断的に検索でき、しかも全文検索（データの中身までを対象とした検索）機能を備えています。

なお、Neuron ESによる各グループウェアの検索対象範囲については以下の通りです。

1.グループウェアもファイルサーバーもクラウドサービスも横断検索が可能

Neuron ESの最大の強みのひとつが、あらゆる情報源を横断して一度に検索できる点です。グループウェア内のファイルはもちろん、社内のオンプレミスファイルサーバーや、Box・Googleドライブといったクラウドストレージ、さらには社内ポータルサイトまでも検索対象に含めることができます。複数システムを行き来する手間がなくなり、「どこに何があるかわからない」という情報の迷子問題を解消します。

2.国産の検索システムのため日本語検索の精度が高い

Neuron ESはワードブレイクではなく、形態素解析に加えて2文字分割（2-Gram）という手法も組み合わせてキーワードを解析します。これにより、「生成AI」と検索した際に「生成」と「AI」が単独で含まれるファイルまで大量にヒットしてしまうという問題が生じません。また、動詞の基本形への変換（「優れる」「優れている」「優れた」をいずれのキーワードでもヒット）や全角・半角の自動変換にも対応しており、表記揺れを吸収した精度の高い日本語検索を実現しています。

3.ファイルや掲示板の中身も全文検索できる

グループウェアの検索機能ではカバーしきれない、ファイルの内容・掲示板の本文まで対象とした全文検索が可能です。Garoon 6のように全文検索機能が廃止されたケースでも、Neuron ESを導入することでファイルの中身まで含めた検索環境を補完することができます。

4.サムネイル表示やプレビュー表示で直感的に情報を取捨選択できる

Neuron ESでは検索結果画面において、ファイルのサムネイル表示（先頭ページの表示）とプレビュー表示（全ページ確認）に対応しています。ファイルを実際に開かなくても内容を視覚的に確認できるため、目的の資料かどうかを素早く見極めることができます。また、プレビュー表示では検索キーワードがハイライトされ、該当箇所にジャンプする機能も備わっているため、大量のページから目的の情報を見つける作業も効率的に行えます。

5.生成AIとの連携によってグループウェアも含めた要約やAIチャットが可能

Neuron ESは生成AIとの連携オプションも用意されています。キーワード検索を行ったあと、一つひとつのファイルを開くことなく内容を要約したり、複数のファイルを対象にチャット形式で情報を探索・加工したりすることが可能です。Azure OpenAIやAmazon Bedrockなど、各社の生成AIサービスとの組み合わせにも対応しており、グループウェアやファイルサーバーなどの社内データをそのままRAG（検索拡張生成）として活用する環境を構築できます。

FAQ

まとめ

本記事では、SharePoint・desknet’s NEO・Garoonという主要グループウェアの検索機能と検索における課題について解説しました。

これらの課題はグループウェア単体では解決が難しいものの、エンタープライズサーチを導入することで一括対応が可能です。当社の「Neuron ES」は、グループウェアをはじめとする社内の情報源を横断的・全文的に検索できるだけでなく、高精度な日本語検索・直感的なプレビュー機能・生成AI連携まで備えた国産エンタープライズサーチです。

社内に点在する情報を素早く見つけ出し、ナレッジの発見と業務効率の向上を実現する手段として、ぜひ「Neuron ES」の導入をご検討されてはいかがでしょうか。

＞検索システム「Neuron ES」製品サイトはこちら

著者

岡本偉武
Neuron ES 事業開発室 マーケティングマネージャー
地元愛知にて大手製造業や電力会社のWebディレクションに従事した後、BtoC事業におけるマーケティング責任者を経験。起業を経てブレインズテクノロジーに入社。現在は「Neuron ES」のマーケティングマネージャーとして、各種プロモーション施策の企画・推進を担当。

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