相互住宅株式会社様

全社的な生産性向上と業務効率化への取り組み

今回の検索システムの導入背景には、全社的な生産性向上と業務効率化への取り組みがありました。特に、部門横断での生産性向上推進チームの打ち合わせの中で、社内の資料や過去資料が探しづらいという意見が出たことがきっかけでした。

特に弊社は、長期間に渡って保有している物件も多くあり、それらに関する古い資料も多数存在します。また部署に関わらず、過去事例や昔のプロジェクトの資料を検索したいというニーズも強くありました。

フォルダ整理のルールはあるが徹底が難しい

もちろん、古い資料や社内の膨大な資料を探しやすくするため、フォルダ整理のルールは設けられていましたが、徹底することが難しくグループや個人のルールになってしまうなど限界がありました。そのため、フォルダを整理していく一方、検索方法も改善できないかという議論を経て、検索システムの導入が検討されました。

新人や異動者など在籍期間に差があっても目的の文書に辿り着ける

当社では事業部ごとにフォルダが分かれており、従来のファイル管理では、新任者や異動者がサーバ内のフォルダ構成を把握するのが難しいという課題がありました。

「Neuron ES」導入後は、検索結果から関連資料の所在の当たりがつけられるので、フォルダ構成が分からなくても探せるようになりました。在籍期間に差があっても目的の文書に辿り着けるのも良い点だと思います。

「ない」の判断の迅速化や監査対応の効率化という効果も

さらに、探している資料がそもそも「ない」という判断が速くできるようになったことで、業務が早く済むようになったという意見も出ています。

また内部監査という場面において、これまでは監査部門が必要な資料をその都度現業部門から取り付けていましたが、「Neuron ES」の導入により部門自ら探しに行けるようになりました。監査部門だけでなく、監査を受ける側の現業部門も楽になったという効果も出ています。

クラウドストレージへの移行・併用も視野に

現在はファイルサーバやNotesに文書や情報を保管していますが、保管方法については検討していく必要があります。

オンプレミスの継続、クラウドストレージへの移行、その併用と選択肢は様々です。いずれにしても、引き続きどちらも検索対象にできる「Neuron ES」が活用できるのではないかと考えています。

将来的なAI検索への期待

将来的には、検索に生成AIを活用していくことも検討しています。例えば、現状は過去のプレゼン資料や表のひな形を探し、そこから各自で資料を作成していますが、生産性向上の観点では、今後は生成AIに「この資料を作って」と依頼する流れが生まれると思います。

しかし、このような生成AI時代においても、「Neuron ES」のように社内に点在する情報を効率的に巡回し、保管する仕組み（インデキシング技術）は引き続き有用であると考えています。