九州大学様

3,700万件にもおよぶ膨大な資料から目的の文書ファイルを探すのが困難だった

九州大学では、オンプレミスの事務職員用のファイルサーバに学内の文書、規定、マニュアル、議事録などを保管しており、そのデータ規模は約3,700万件のファイルにのぼります。

また、大学のWebサイト上にも膨大な情報が掲載されていますが、これらを横断的に検索できるシステムは存在していませんでした。

ファイルサーバから目的の文書ファイルを探す際は、Windowsのエクスプローラーで検索するしか方法がなく、これでは非常に時間がかかり実用的ではありませんでした。

さらに、共有フォルダが細かく分かれているため、目的の資料を見つけるまでに複数のフォルダを一つずつ確認する必要があり、「どこに何があるか分からない」「探すのに時間がかかる」という声が頻繁に聞かれました。

特に古い資料については、そもそもどこに存在するか分からない場合も多く、検索自体が困難という状況でした。

検索時間の短縮と古い資料の発見に貢献

現在は、事務職員向けのリンク集に「Neuron ES」へのリンクを設置しており、クリック一つで利用できる状態になっています。

従来5分から20分程度かかっていたファイル検索が、ものの数秒で見つかるような場面も出てきており、目的の資料に素早く辿り着けるようになっています。

特に、10年以上前の古い議事録なども、文書内のキーワードで検索できるようになり、以前はどこにあるか分からなかった資料でも見つけられるようになりました。

まずは「Neuron ES」で探してみるという働き方の変化が生まれている

従来のWindowsのエクスプローラーによる検索方法と比較すると圧倒的に早く、様々な絞り込みもできるため、大変重宝しています。

また、ファイル名だけでなく、ファイルの中身のテキストからも検索できるので、「こんな資料あったんだ」というようなナレッジの発見にも繋がっていると思います。

このような効果から、分からないことがあれば、まずは「Neuron ES」で探してみるという働き方の変化が生まれていると感じています。

セキュリティ上の安心感も

導入後大きなトラブルやユーザからの問い合わせ等もなく、安定稼働しています。アクセス権限も適切に引き継ぐため、セキュリティ上の安心感もあります。