| お客様名 | 高千穂交易株式会社 |
| 今回の取材に ご協力頂いた皆さま |
経営企画室室長 鶴保 直子 様 経営企画室IT企画チーム チームマネージャー 岩澤 英則 様 管理部情報システムチーム チームマネージャー 久保 登 様 |
| 導入製品 | Neuron Enterprise Search |
| 導入時期 | 2024年10月 |
発注関連の資料や取引実績、図面、社内規定、マニュアルなどのデータが、オンプレミスのファイルサーバやクラウド上に分散し、必要な情報を探しづらい状況が課題でした。
特にMicrosoft TeamsやSharePoint Online導入後は、「どこかにあるはずだが分からない」という問題が顕著化。社員からも「過去の提案資料を探すのに時間がかかる」との声が多く、課題を認識しつつも解決策が見つからない状況が続いていました。
当初はファイルの整理整頓に着目しましたが、フォルダをゼロから再構成して移動させるのは、手間やコストを考えると非現実的です。
また、ルールを策定しても、組織変更で崩れたり守られなかったりする問題もあります。例えば、当社では「個人フォルダを作らない」ルールを設けましたが、部門フォルダ内に個人の領域を作るケースが相次ぎ、結局形骸化してしまいました。
そんな中、展示会で出会ったのが「Neuron ES」でした。「整理整頓のルールを作らず、検索エンジンで探すフローを簡略化・効率化する」というアプローチに感銘を受け、本格的にエンタープライズサーチの導入を検討することに。その後の調査で、「Neuron ES」は評価が高く、価格も手頃。まずはトライアルしてみることにしました。
検討の際には、Microsoft 365ユーザー向けのCopilotとも比較しました。Copilotも情報探索やナレッジ発見のメリットが期待できましたが、検索対象がMicrosoft製品に限定されていたため、ファイルサーバやクラウドなど多様なデータ領域を横断的に検索できる「Neuron ES」を採用しました。
ファイルサーバの約630万件のデータ、SharePoint Onlineの約64万件のデータに加え、「Neuron ES」の外部コマンド連携により、Teachme Bizの社内マニュアル約1,000件、Salesforceの図面・完成図書約1万7,000件を横断的に検索できるようになりました。
各システムにも検索機能はありますが、目的のデータがどこにあるか分からなければ、個別に検索する手間がかかります。一つの検索窓から社内のさまざまなデータを一括で横断検索できる点は、大きなメリットです。
また、思わぬ資料を発見できることもメリットです。検索キーワードから予想外の資料に行き着くことがあり、新たな「気づき」を得られます。
Salesforceには工事関連の図面や作業報告などを保管しており、重要な参考資料として横断検索の対象にしたいと考えていました。しかし、Neuron ESでは直接Salesforceを検索できません。ただし、外部連携の仕組みを活用すれば可能でした。
もともとSalesforceのデータは社内のデータベースと連携していたため、JDBCドライバを介して「Neuron ES」と接続し、検索できるようにしました。これにより、検索結果をクリックするだけでSalesforce上の該当データへ直接アクセスが可能となりました。
社内システムの使い方や社内規定など、大半のマニュアルをTeachme Bizに保管しています。こちらもNeuron ESでは直接検索できないため、Teachme Bizに登録されたマニュアル情報（タイトルや簡単な説明文）をCSVファイルとして出力し、毎晩RPAでダウンロード。そのCSVファイルを「Neuron ES」の外部コマンド連携でクローリングすることで、検索を可能にしました。
これにより、Neuron ESでマニュアルを検索すると、該当するCSVの各レコードがヒットし、クリックするだけでTeachme Biz上のマニュアルへ直接アクセスできる仕組みになっています。（下図参照）
このように、データソースを直接クローリングできなくても、外部コマンドやJDBCドライバを活用することで検索対象に含められる柔軟性は、Neuron ESの大きな魅力のひとつだと感じています。
▼Neuron ESで直接検索できないクラウドサービスも、外部コマンド連携で検索対象にすることができる
先日実施した「Neuron ES」に関する社内アンケートでは、圧倒的な検索スピードが高く評価されました。利用率もまずまずの結果です。社内レターでの案内のみでしたが、全社ポータルのトップページへの設置やアンケートの実施が、さらなる浸透につながると期待しています。
一方で「検索結果が多すぎる」という課題も指摘されたため、絞り込み検索の活用を促す説明会の開催を検討しています。
管理者としてもメリットがあります。それは、アクセス権のチェックが容易になったことです。「Neuron ES」は高速検索に加え、アクセス権に応じた結果を表示するため、フォルダのアクセス権を簡単に確認できます。
例えば、社外秘データを検索して見つからなければ、その人にアクセス権がないと判断できます。逆に、アクセス権がないはずのデータが検索できる場合は、設定ミスの可能性があるため、リスク管理の意識向上にもつながりました。
