ファイルサーバで過去の弁護士業務で作成したファイルを一元管理

当事務所には、弁護士業務で作成したWord・ExcelファイルやスキャンしたPDFなどを集約し、一元管理しているオンプレミスのファイルサーバがあります。

法律に関わる業務の性質上、廃棄することができないため、過去のデータはすべてファイルサーバに集約しているといっても過言ではありません。

従来の検索システムではアクセス権に応じた検索ができなかった

弁護士業務の中でも特に作成頻度が多いのは、通知書や契約書などといった法律文書です。例えば、業務委託契約書といったワードで検索し、ヒットした複数の書類から利用できそうな部分をピックアップして、新たな通知書や契約書の作成に役立てています。

もちろん、ゼロベースからでも作成できますが、ヒントになる書類があれば素早く作成でき、業務効率化につながるということで、多くの弁護士がファイルサーバのデータを利用していました。

そのため、ファイルサーバ内を検索するシステムは10年以上前から導入しておりました。しかし、ファイルアクセスが限定されたフォルダは検索対象外。誰でもアクセスできるフォルダのみが検索対象だったため、必ずしも使いやすいとはいえませんでした。

懇意にしているベンダーがおすすめ製品として「Neuron ES」を紹介

その後、ファイルサーバや各種システムのリプレイスを行うなかで、検索システムに関してはコストや機能面での折り合いがつかず、利用していない期間もありましたが、アクセスが限定されたフォルダ内の検索も業務上必須だったため、再度導入を検討するようになりました。

そうしたなか、懇意にしているベンダーが探してくれたのが「Neuron Enterprise Search（以下、Neuron ES）」でした。「信頼しているベンダーの紹介であること」「実際に説明を聞いて機能面に不安がないこと」「比較的安価に利用できること」などを確認し、2023年7月に「Neuron ES」を導入しました。

検索結果のファイルパスから元のフォルダに移動できるようになり、資料探しが効率化

「Neuron ES」の利点は、検索スピードはもちろん、元のフォルダに素早く移動できること。「Neuron ES」導入以前は、個々の弁護士が名前を付けたフォルダを丹念に探さなければ、目的の通知書や契約書といった書類にたどり着くことができませんでした。

「Neuron ES」導入後は、検索でヒットしたファイルに表示されるファイルパスから、そのファイルが存在するフォルダへとスピーディに移動できるため、資料探しにかける時間の大幅な短縮に役立っています。

ユーザーがアクセスできる権限の範囲で検索できるのが便利

特に、「Neuron ES」のActive Directory（以下、AD）連携によって、ユーザーがアクセスできる権限の範囲で検索できるのは嬉しいポイントです。

案件によっては、機密に扱うセンシティブな内容をクライアントからご相談をいただくこともあります。
その場合、内部の所員でもアクセス権限を付与し、ファイルアクセス制限を限定しておりますが、従来の検索システムではアクセス権を考慮した検索ができませんでした。

しかし、「Neuron ES」はアクセス権が設定されているファイルでもAD側での権限さえあれば、検索対象にできるため、こうした機密性の高い資料も検索できるのは本当に便利だと感じます。