フリーアドレス制とペーパーレス化に取り組む

国の自治体DX推進計画を受けてさまざまなDXに取り組むなか、庁内では紙の消費量が高いことからペーパーレス化への取り組みが必須の状況でした。例えば、打ち合わせで利用するヒアリング資料は、修正と印刷を繰り返すため、紙の消費が増える一方でした。

自席で書類を貯め込む環境にも問題があると考え、令和3年度末から令和4年度にかけて、総務部デジタル推進課（現デジタル推進監室）からフリーアドレス制とペーパーレス化を開始。令和5年度に予算を確保し、総務部をはじめとした6部門へと取り組みを拡大しました。令和6年度中には、本庁職員全員がフリーアドレス制とペーパーレス化に取り組む予定です。

デジタルでの管理・保管には全文検索システムが必要

書類を印刷することなく、デジタルで管理・保管するスタイルが定着するのは良いことですが、ファイルサーバに保存した書類を素早く見つけられる仕組みが必要でした。解決策を模索していたところ、事業者の日鉄ソリューションズ様から全文検索システム「Neuron Enterprise Search（以下、Neuron ES）」をご紹介いただきました。

自治体での十分な実績のほか、システム導入による検索時間の削減効果は平均約60%と試算できた

その後、実際に「Neuron ES」をトライアルをさせていただき、検索キーワードで目的の書類を素早く簡単に探せることの利便性を実感しました。

さらに、検索サーバを庁内に設置できるか、既存のActive Directoryと連携できるか、クローリング処理は夜間帯に実行し完了できるか、そして自治体での実績なども確認し、実用性の高い製品であることが分かりました。

ただし、こうしたシステムを庁内に導入するにも当然明確な費用対効果が求められます。

そこで、さまざまな分野の書類、作成時期などからランダムに抜粋した100種類の文書ファイルを対象に、「Neuron ES」で検索する場合と、従来のエクスプローラから見当を付けたフォルダを探っていく場合の2通りで検索にかかる時間を計測しました。幅はありましたが、「Neuron ES」を使うと平均約60％の削減効果があると試算できました。

また試算した削減時間に職員の平均給与を当てはめることで金額による費用対効果も試算したことや、予算の承認に関わる財政部門の職員にも実際に「Neuron ES」に触れてもらうなどを行い、無事に全文検索システム導入の予算を確保することができました。

ネットワークに負荷がかかりにくい環境を構築

今回の検索対象は庁内の共有ファイルサーバですが「Neuron ES」を導入するにあたり、ネットワーク負荷やレスポンスを考慮した環境の構築を北陸通信ネットワーク（HTNet）様に行っていただきました。そのおかげでクローリング処理や検索スピードも良好です。

今後、庁内での「Neuron ES」の周知活動を強化

これから「Neuron ES」を周知していこうとしていた中で、能登半島地震が発生しました。職員のファイル管理も一時的に煩雑となりましたが、それら情報も全文検索によって探し出せるようになっています。利用する職員からは検索システムの利便性を感じてもらえているので、今後、庁内での「Neuron ES」の周知活動をさらに強化していくつもりです。