| お客様名 | 神戸市 健康局 食品衛生課 様 |
| 今回の取材に ご協力頂いた皆さま |
神戸市 健康局 食品衛生課 課長 為国 司 様 神戸市 健康局 食品衛生課 係長 中村 綾彦 様 |
| 導入製品 | Neuron Enterprise Search |
| 導入時期 | 2023年9月 |
私たち食品衛生課では、市内の飲食店営業に関する許認可事務を担当しております。そこでは正しい法解釈や過去との整合性を担保した対応をとるために、過去の類似事案や参考事例、法令通知や疑義解釈といった情報を探すことが多いです。
しかし昨今、紙資料のデジタル化を進めていることもあり、庁内で保管される関連情報は150万点以上と膨大な量になります。また令和3年に行われた組織改正によって管轄区域が5箇所から2箇所に集約されたこともあり、今までは対象外であった情報収集の範囲もそれに伴い拡大しました。
ある程度、サーバ内のフォルダ構成などは系統立ててはいるものの、管理方法には個々人の癖や裁量も介在しているため、そこから必要な情報を探し出すのは大変な作業でした。
また、これまではエクスプローラでの検索機能を使っていましたが、ファイル名の検索しかできず、先に挙げた資料を探す際には、非常に苦労し、ベテラン職員に直接聞きに行ったほうが早いといった場面も少なくありませんでした。
こうした課題を解決するために、事務作業の効率化を図るべく、検索エンジンの導入を検討しました。
当課では、業務上のデータを複数のファイルサーバで管理しているため、これらを「横断検索」できることは重要な条件でした。また、ファイル名だけでなく資料の中身まで対象とする「全文検索」機能、さらに行政のLGWAN環境下での運用実績も条件に比較検討をしました。
これらの条件をすべて満たしたうえで、都道府県や政令指定都市といった大規模な自治体での導入事例の豊富さを評価し、ブレインズテクノロジー社の「Neuron ES」を選定し、令和5年9月から運用を開始しています。
日々の業務に欠かせない存在となっている
導入後は、独自の技術で検索の高速化が図られており、資料検索にかかる時間が圧倒的に短くなりました。当課が「Neuron ES」を実際に使用した職員にアンケートを取った結果、システム導入前後を比較した資料検索の時間削減率は実に86.6％に達しました。つまり、従来であれば1時間を要していた検索業務が8分程度で終えた計算です。
現在、当課と環境衛生課などで約100人の職員が「Neuron ES」を使用していますが、1日あたり最大約400件の検索実績がありますので、この削減効果はとても大きなものです。単語1つで広範囲を高速に検索してくれるため、行政対応の品質担保に大きく貢献してくれます。以前の検索環境にはとても戻れません。
またファイル名だけでなく、資料の中身まで対象とする「全文検索」機能によって、自分の知る範囲以外の資料も出てくるので、新しいナレッジ（情報）を得ることができます。
過去の事案と対応事例などを検索によって自ら発見することができるため、新しく異動した職員や経験の浅い職員でも効率的に仕事ができるようになりました。
今回お伝えしたように、私たちにとってこの検索システムは今や不可欠な存在です。現在は食品衛生課での利用に限定されていますが、今後全庁で利用できるようになれば、より大きな導入効果が期待できるのではないでしょうか。
紙文書のデジタル化や組織改正に伴う業務効率化を背景に検索システムを導入しましたが、改めて今回の取り組みを通じて、資料を単にデジタル化するだけでなく、それらを活用できるようにすることで、活きた資産になると実感できました。
